Una scheda contatto fiera è un modulo, cartaceo o digitale, usato per raccogliere dati di visitatori e potenziali clienti durante un evento. Dal punto di vista legale è una raccolta di dati personali a tutti gli effetti e deve rispettare i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza. Prima di utilizzarla è necessario individuare con precisione chi è il titolare del trattamento, chi sono gli eventuali responsabili esterni come fornitori di CRM o app di lead capture e se l’organizzatore della fiera svolge un ruolo autonomo o congiunto quando mette a disposizione badge e lettori. Ogni soggetto che determina finalità e mezzi propri deve fornire la propria informativa, perché non è sufficiente appoggiarsi alla documentazione dell’organizzatore se il dato viene poi usato per attività commerciali proprie.
Come compilare scheda contatto fiera
La base giuridica deve essere coerente con lo scopo. Se si chiede al visitatore di essere ricontattato per proposte commerciali, newsletter o inviti a eventi successivi, il consenso libero, specifico e documentabile è l’opzione più chiara e semplice; non può essere pre-spuntato né condizionato alla fruizione di servizi che non lo richiedono. Quando invece i dati servono a gestire un appuntamento richiesto dall’interessato o a fornire un preventivo che egli ha domandato, l’esecuzione di misure precontrattuali può giustificare il trattamento senza ricorrere al consenso. Per il marketing diretto via e-mail occorre rispettare le regole speciali sulle comunicazioni elettroniche, distinguendo tra contatti raccolti in fiera con consenso esplicito e contatti di clienti già acquisiti per i quali può valere la deroga del cosiddetto soft opt-in limitata a prodotti o servizi analoghi e sempre con possibilità di opposizione immediata. Per le telefonate commerciali è necessario verificare l’eventuale iscrizione del numero al registro pubblico delle opposizioni e impostare meccanismi efficaci per le richieste di non essere più contattati.
L’informativa privacy deve essere disponibile al momento della raccolta, in forma breve sulla scheda o sul tablet e in forma estesa raggiungibile con un link o un QR code. Il contenuto minimo comprende l’identità del titolare, le finalità, le basi giuridiche, i destinatari, i tempi di conservazione, i diritti della persona e i canali per esercitarli, oltre all’indicazione di trasferimenti extra-SEE quando si usano fornitori situati all’estero. Nella pratica di fiera funziona una informativa breve in chiaro riferimento all’informativa completa, evitando rimandi generici che costringono l’utente a cercare altrove. Quando si effettua la scansione del badge, è importante spiegare che gli organizzatori potrebbero trasmettere i dati dell’utente agli espositori che lo scansionano e chiarire che, da quel momento, ciascun espositore diventa titolare autonomo per le proprie finalità di contatto e marketing, responsabilizzandosi per informative, consensi e diritti.
La progettazione del modulo richiede attenzione alla minimizzazione. È opportuno chiedere solo i dati utili allo scopo dichiarato, come nome, contatti e ruolo professionale, evitando campi superflui che spostano l’equilibrio tra necessità e intrusività. Se si praticano profilazioni leggere, come l’assegnazione di un punteggio di interesse o la classificazione per settore, occorre dirlo con un linguaggio comprensibile e offrire il diritto di opposizione, tenendo presente che decisioni automatizzate con effetti giuridici o analoghi richiedono garanzie rafforzate. La definizione di tempi di conservazione realistici, differenziati tra contatti qualificati e contatti non più interessati, limita il rischio di sistemi che accumulano dati inutilizzati. È altrettanto importante separare il consenso al marketing dall’autorizzazione a essere ricontattati per un seguito commerciale specificamente richiesto, in modo da non confondere i piani e da facilitare la prova della volontà dell’interessato. La gestione operativa deve garantire sicurezza e responsabilità. I dispositivi di raccolta, come tablet e lettori, vanno configurati con credenziali individuali e cifratura, evitando di conservare dati in chiaro su supporti portatili non protetti. Il trasferimento nel CRM deve avvenire attraverso canali sicuri e con log di importazione per tracciare chi ha fatto cosa e quando. Con i fornitori tecnologici occorre un accordo di nomina a responsabile che descriva oggetto, durata, misure tecniche e organizzative, subfornitori e standard di cancellazione al termine del servizio. Se i dati passano verso paesi senza decisione di adeguatezza è necessario predisporre una base valida di trasferimento, tipicamente clausole contrattuali standard, e svolgere una valutazione del rischio di trasferimento, mentre per fornitori statunitensi è possibile valutare l’adesione a un quadro di adeguatezza se presente e pertinente rispetto alle categorie di dati trattati.
La prova del consenso e la gestione delle opposizioni sono elementi decisivi. La scheda deve consentire di registrare chi ha raccolto il consenso, quando e con quale versione dell’informativa, idealmente con doppia conferma via e-mail quando la comunicazione commerciale si svolge online. In ogni messaggio successivo va mantenuto un canale di opt-out semplice e gratuito e nel CRM deve esistere una lista di esclusione che prevale su qualunque lista commerciale. Se il contatto ritira il consenso o si oppone al trattamento per marketing, occorre fermare ogni campagna che lo coinvolga, conservando solo i dati minimi necessari a documentare l’avvenuta opposizione.
Nelle fiere è frequente la raccolta di biglietti da visita o la fotografia dei badge. Anche queste forme sono trattamenti di dati personali. Se si decide di digitalizzare biglietti con app di scansione, è bene informare la persona che i dati verranno inseriti nel sistema, riportare l’informativa e ottenere, quando necessario, la manifestazione di consenso per finalità promozionali. La trasparenza va mantenuta anche nei rapporti tra co-espositori e partner, chiarendo nel testo chi usa i dati e per quali fini, così da evitare informativa “a sorpresa” dopo l’evento.
Quando la scheda contatto è incorporata in una landing page aperta su tablet o smartphone, oltre alla privacy entrano in gioco le regole su tracciamento e cookie. Gli strumenti non necessari al funzionamento del modulo, come pixel pubblicitari e analytics non anonimizzati, richiedono il consenso dell’utente e non devono essere attivati prima della scelta. La pagina deve quindi mostrare un’informativa sui cookie coerente, mentre il modulo di contatto resta separato e autonomo nella gestione del consenso al marketing. È essenziale evitare commistioni che rendano confuso quale clic valga per i cookie e quale per il marketing, poiché la validità delle scelte dipende dalla loro specificità e chiarezza.
Esempi scheda contatto fiera
Scheda contatto fiera – Base
Oggetto: Scheda contatto raccolta in fiera ________________________
Evento: ________________________
Data: ________________________
Luogo e padiglione: ________________________
Stand n.: ________________________
Referente allo stand: ________________________
Nome e cognome visitatore: ________________________
Azienda: ________________________
Ruolo/Funzione: ________________________
Email: ________________________
Telefono: ________________________
Interesse principale: ________________________
Prodotti/Servizi di interesse: ________________________
Budget indicativo: ________________________
Tempistica decisione: ________________________
Canale di ricontatto preferito: ________________________
Note del visitatore: ________________________
Note interne: ________________________
Consenso al ricontatto per richiesta specifica (sì/no): ________________________
Consenso a comunicazioni promozionali (sì/no): ________________________
Link informativa privacy: ________________________
Firma del visitatore: ________________________
Operatore che ha raccolto i dati: ________________________
Scheda contatto fiera – Qualificazione lead B2B
Oggetto: Scheda di qualificazione lead da fiera ________________________
Evento: ________________________
Data: ________________________
Stand/Team: ________________________
Codice lead interno: ________________________
Nome e cognome: ________________________
Azienda: ________________________
Settore/Industry: ________________________
Dimensione azienda (addetti/fatturato): ________________________
Sede operativa: ________________________
Ruolo e potere decisionale: ________________________
Progetto/Use case descritto: ________________________
Soluzione attuale/fornitore in uso: ________________________
Esigenze/Pain points: ________________________
Requisiti tecnici: ________________________
Budget disponibile: ________________________
Timeline prevista: ________________________
Stakeholder coinvolti: ________________________
Prossimo passo concordato: ________________________
Responsabile commerciale assegnato: ________________________
Scadenza follow-up: ________________________
Documenti da inviare: ________________________
Consenso al ricontatto (sì/no): ________________________
Consenso marketing (sì/no): ________________________
Link informativa privacy: ________________________
Note interne: ________________________
Scheda contatto fiera – Scansione badge e follow-up rapido
Oggetto: Scheda contatto da scansione badge in fiera ________________________
Evento: ________________________
Data e ora scansione: ________________________
Stand/Operatore: ________________________
Codice badge/QR: ________________________
Nominativo come da badge: ________________________
Azienda: ________________________
Ruolo: ________________________
Email: ________________________
Telefono: ________________________
Interesse espresso al banco: ________________________
Materiale consegnato (catalogo/demo/link): ________________________
Sessione/Presentazione di provenienza: ________________________
Priorità del lead (alta/media/bassa): ________________________
Azione richiesta (call/meeting/demo/prova): ________________________
Data e ora proposte per il contatto: ________________________
Responsabile follow-up: ________________________
Note operative: ________________________
Consenso al ricontatto (sì/no): ________________________
Consenso marketing (sì/no): ________________________
Link informativa privacy: ________________________
Scheda contatto fiera – Richiesta demo e preventivo
Oggetto: Scheda contatto per richiesta demo/preventivo da fiera ________________________
Evento: ________________________
Data: ________________________
Stand/Referente: ________________________
Nome e cognome: ________________________
Azienda: ________________________
Ruolo/Funzione: ________________________
Email: ________________________
Telefono: ________________________
Prodotto/Soluzione per cui si richiede demo: ________________________
Scenario d’uso/Obiettivo: ________________________
Requisiti tecnici essenziali: ________________________
Quantità/Dimensionamento: ________________________
Budget stimato: ________________________
Tempistiche di progetto: ________________________
Integrazioni richieste: ________________________
Data e ora preferite per demo: ________________________
Modalità demo (on-site/online): ________________________
Indirizzo o link meeting: ________________________
Documenti condivisi dal visitatore: ________________________
Referenti tecnici/commerciali coinvolti: ________________________
Responsabile preventivo: ________________________
Scadenza invio preventivo: ________________________
Consenso al ricontatto (sì/no): ________________________
Consenso marketing (sì/no): ________________________
Link informativa privacy: ________________________
Note aggiuntive: ________________________
Fac simile scheda di contatto fiera Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda contatto fiera Word.
