Una lettera di sollecito invio documenti è una comunicazione formale utilizzata per richiedere a una persona o a un’organizzazione di fornire dei documenti che, per varie ragioni, non sono stati ancora inviati. Questo tipo di lettera si prefigge di ricordare gentilmente e con tatto l’importanza e l’urgenza di completare questa azione, sottolineando le conseguenze di eventuali ritardi. La redazione di una simile lettera richiede di conciliare professionalità e cortesia, evitando di creare tensioni o malintesi, ma allo stesso tempo mantenendo una certa fermezza sull’esigenza di ottenere i documenti richiesti. È essenziale che la comunicazione sia chiara, concisa e diretta, fornendo tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario comprenda pienamente la situazione e possa agire di conseguenza.
Come scrivere un sollecito di invio documenti
Una lettera di sollecito per l’invio di documenti è uno strumento formale usato per ricordare e richiedere a qualcuno di inviare i documenti che sono stati precedentemente richiesti. Per essere efficace, la lettera dovrebbe contenere diverse informazioni chiave. Di seguito, una descrizione dettagliata di ogni sezione che dovrebbe essere inclusa:
1. Intestazione della lettera
- Il tuo nome, cognome e titolo professionale: Fornisci informazioni chiare su chi sta inviando la lettera.
- Nome dell’azienda o dell’organizzazione: Se pertinente, includi il nome dell’azienda o dell’organizzazione per cui lavori.
- Indirizzo: Completo, includendo via, numero civico, città, codice postale.
- Data: La data in cui la lettera viene scritta.
2. Informazioni del destinatario
- Nome completo del destinatario: Assicurati di usare il titolo appropriato (Sig./Sig.ra/Dr. ecc.).
- Posizione o titolo del destinatario: Se conosci la posizione o il titolo di lavoro del destinatario.
- Nome dell’azienda o dell’organizzazione (se pertinente).
- Indirizzo: Come sopra, includendo via, numero civico, città, codice postale.
3. Oggetto della lettera (facoltativo)
- Oggetto/RE: Sollecito per l’invio dei documenti richiesti: Un breve riassunto del contenuto della lettera facilita la comprensione immediata del suo scopo.
4. Saluto iniziale
- Gentile [Nome Cognome]/Spettabile [Nome azienda]: Un saluto formale che introduce la comunicazione.
5. Introduzione
- Riferimento alla richiesta precedente: Inizia richiamando la richiesta originale di documenti. Ad esempio: “Come da nostra richiesta inviata in data [data della richiesta originale]…”
- Contesto: Spiega brevemente il motivo della richiesta originale e perché i documenti sono necessari.
6. Corpo della lettera
- Chiarezza sulla necessità dei documenti: Spiega quali documenti specifici sono necessari.
- Motivazione del sollecito: Sottolinea l’importanza dei documenti e come la loro assenza possa influenzare situazioni lavorative o amministrative.
- Scadenze e azioni: Se applicabile, indica il termine entro il quale i documenti devono essere inviati e le possibili conseguenze di un ulteriore ritardo.
7. Chiusura
- Ringraziamento anticipato: Ringrazia cortesemente il destinatario per l’attenzione e la collaborazione.
- Offerta di assistenza: Offri un contatto per eventuali domande o chiarimenti riguardo ai documenti richiesti, ad esempio: “Per ulteriori informazioni o chiarimenti, non esitate a contattarmi al [tuo numero di telefono] o via email a [tuo indirizzo email].”
8. Saluto finale
- Cordiali saluti/Distinti saluti: Un saluto formale per chiudere la lettera.
9. Firma
- Firma scritta (se inviato in formato cartaceo): Includi una riga per la massima chiarezza.
- Nome stampato: Nome e cognome digitati per chiarezza.
- Posizione: La tua posizione lavorativa o titolo professionale.
- Azienda (se pertinente).
10. Allegati (se presenti)
- Elenco degli allegati: Se ci sono documenti allegati alla lettera, elencali esplicitamente alla fine della lettera per avvisare il destinatario del materiale incluso.
Esempi di solleciti di invio documenti
Ecco alcuni modelli di sollecito invio documenti da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio documenti
Oggetto: Sollecito invio documenti mancanti
Gentile [Nome del Destinatario],
Le scrivo in qualità di [Suo ruolo] dell’azienda [Nome Azienda], in merito alla documentazione che Le abbiamo richiesto con la nostra precedente comunicazione datata [Data della comunicazione precedente].
Non avendo ancora ricevuto i documenti in questione, siamo purtroppo nell’impossibilità di procedere con [specificare le operazioni che dipendono da quei documenti, ad esempio, completare una pratica, emettere un preventivo, ecc.]. Al fine di poter trovare una soluzione rapida ed efficiente e per poter procedere con la massima celerità, Le chiedo cortesemente di voler inviare il materiale richiesto entro e non oltre [specificare un termine temporale: ad esempio, 7 giorni lavorativi dalla ricezione della presente].
In particolare, i documenti mancanti sono i seguenti:
- [Nome del documento 1]
- [Nome del documento 2]
- [Nome del documento 3]
Nel caso avesse già provveduto all’invio, La preghiamo di ignorare la presente comunicazione. Tuttavia, in caso contrario, La invito a considerare l’urgenza della richiesta per evitare eventuali ritardi e disguidi nell’elaborazione delle pratiche pendenti.
Per qualsiasi ulteriore chiarimento o informazione, non esiti a contattarmi direttamente all’indirizzo email [Email di contatto] o telefonicamente al numero [Numero di telefono].
Certo della Sua collaborazione, La ringrazio anticipatamente e Le porgo i miei più cordiali saluti.
Cordiali saluti,
[Il Suo Nome]
[Il Suo Ruolo/Posizione]
[Nome Azienda]
[Indirizzo Azienda]
[Città, CAP]
[Email]
[Numero di Telefono]
Esempio secondo sollecito di invio documenti
Oggetto: Secondo Sollecito per l’Invio dei Documenti Mancanti
Gentile [Nome del Destinatario],
Facciamo seguito alla nostra precedente richiesta datata [data della prima lettera o email] riguardante l’invio dei documenti necessari relativi a [descrizione specifica dei documenti richiesti]. Ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto alcun riscontro e desideriamo ricordarvi l’importanza di inviarci tali documenti quanto prima.
Questi documenti sono essenziali per [descrivere il motivo preciso dell’importanza, es. la chiusura di un processo amministrativo, il completamento di un progetto, etc.], e la loro mancanza sta causando un ritardo significativo nelle nostre operazioni. Vi preghiamo cortesemente di inviare i documenti richiesti entro e non oltre [scadenza specifica], al fine di evitare ulteriori ritardi e possibili complicazioni.
Nel caso abbiate già provveduto all’invio e riteniate che questa richiesta sia frutto di un malinteso, vi invitiamo a contattarci immediatamente per chiarire la situazione. In alternativa, potete inviare i documenti direttamente all’indirizzo email [indirizzo email] o al nostro indirizzo fisico [indirizzo].
La vostra tempestiva collaborazione in questa materia sarà altamente apprezzata.
In attesa di una vostra cortese e sollecita risposta, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Il tuo Nome]
[Il tuo Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]
Esempio ultimo sollecito di invio documenti
Oggetto: Ultimo Sollecito per l’Invio dei Documenti Richiesti
Gentile [Nome del Destinatario],
Con la presente, ci vediamo costretti a ricordarle l’urgenza dell’invio dei documenti richiesti già in data [data primo sollecito] e successivamente in data [data secondo sollecito].
Non avendo ricevuto risposta entro i termini stabiliti, desideriamo sottolineare che il mancato invio dei documenti richiesti potrebbe comportare seri ritardi nella gestione della pratica in corso e potrebbe influenzare negativamente la nostra capacità di assisterla nei tempi previsti.
Documenti richiesti:
- [Nome documento 1]
- [Nome documento 2]
- [Nome documento 3]
Le ricordiamo che la scadenza ultima per l’invio di tali documenti è fissata per il [data ultima scadenza]. Oltre questo termine, ci vedremo obbligati a prendere ulteriori provvedimenti, come specificato nei termini contrattuali e nelle politiche aziendali.
La invitiamo pertanto a inviare la documentazione citata il prima possibile tramite [mezzo di invio preferito: email, posta ordinaria, consegna a mano, ecc.], al fine di evitare disagi e complicazioni ulteriori.
Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e la invitiamo a contattarci al numero [numero di telefono] o via email all’indirizzo [indirizzo email] per qualsiasi necessità.
Ringraziando per la collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
Distinti Saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo]
[Contatto Telefonico]
[Email]