Una richiesta di sollecito per l’invio di documenti è una comunicazione formale con cui intimare alla controparte di trasmettere entro un termine ragionevole gli atti necessari a dare esecuzione a un contratto, comprovare un fatto o adempiere a un obbligo legale. La sua funzione è duplice: da un lato organizza e rende chiaro cosa serve, perché serve e come deve essere consegnato; dall’altro crea una prova dell’intimazione, utile se occorre dimostrare il ritardo, far decorrere interessi o attivare rimedi successivi. La comunicazione deve quindi essere precisa, misurata e coerente con il rapporto giuridico da cui nasce il diritto a ricevere quei documenti, che di solito è un contratto, un ordine, una clausola di audit, un obbligo di rendicontazione o una previsione di legge.
Come scrivere un sollecito di invio documenti
Per dare efficacia al sollecito è opportuno identificare con esattezza il perimetro della richiesta. La descrizione deve indicare i documenti richiesti con riferimenti verificabili come il periodo, la pratica, il numero di contratto o di fattura, la fase di progetto o la singola attività, evitando formule generiche che renderebbero controverso l’oggetto. Occorre spiegare la base giuridica che legittima la richiesta, specificando se deriva da una clausola contrattuale, da un obbligo legale o da un diritto strumentale all’adempimento. È utile chiarire il formato atteso e il canale di consegna, indicando se si richiedono originali, copie conformi, estratti, file digitali o dati esportati da un sistema, e se la consegna avverrà tramite PEC, raccomandata, caricamento su una piattaforma di condivisione o consegna a mano con ricevuta. Il termine va scelto in modo congruo rispetto alla mole e alla disponibilità dei documenti; quando si vuole attribuire effetti legali più incisivi, la diffida deve fissare una scadenza chiara e ragionevole, avvertendo che, in caso di inerzia, si ricorrerà a rimedi come la risoluzione, la sospensione di prestazioni, la richiesta di risarcimento o l’ordine giudiziale di esibizione.
Sul piano probatorio la scelta del canale conta. L’invio tramite PEC o raccomandata con avviso di ricevimento consente di dimostrare spedizione e consegna, mentre una semplice e-mail ordinaria offre minori garanzie salvo riscontri espliciti della controparte. La comunicazione deve riportare data, mittente e destinatario corretti, persone e ruoli coinvolti e riferimenti al contratto principale, in modo che sia possibile collegare la richiesta a un fascicolo documentale univoco. È buona pratica archiviare copia integrale degli allegati e delle ricevute di invio e consegna, oltre alla risposta della controparte, perché il fascicolo di corrispondenza costituisce il nucleo probatorio in caso di contestazione su ritardi e inadempimenti.
La distinzione tra sollecito semplice e messa in mora è rilevante. Il primo sollecita senza necessariamente produrre effetti giuridici immediati, mentre la messa in mora è un’intimazione formale a eseguire entro un termine, con effetti tipici sul decorso degli interessi e sulla responsabilità per ritardo. Quando il ritardo incide in modo serio sull’equilibrio contrattuale, si può ricorrere alla diffida ad adempiere, che attribuisce alla scadenza un valore risolutivo, purché formulata con la chiarezza e il termine minimo richiesti dalla legge o dal contratto. La gradualità della strategia va calibrata sul contesto: una prima richiesta collaborativa tutela i rapporti e spesso sblocca la consegna; se l’inerzia perdura o i documenti sono indispensabili per procedere, la diffida formale prepara l’eventuale azione giudiziale, inclusa la richiesta di esibizione in giudizio o il ricorso d’urgenza quando c’è pericolo nel ritardo.
Quando i documenti contengono dati personali è necessario rispettare i principi di liceità, minimizzazione e sicurezza. La richiesta dovrebbe indicare la base giuridica del trattamento, limitarsi a ciò che è strettamente pertinente allo scopo dichiarato e prevedere un canale di trasmissione adeguato alla sensibilità delle informazioni. Se i documenti includono dati di terzi, occorre verificare che la divulgazione sia consentita e, in caso di necessità, predisporre omissis o oscuramenti selettivi. Le parti possono disciplinare gli aspetti di riservatezza attraverso un accordo di non divulgazione o, se una tratta l’altra come responsabile del trattamento, mediante un accordo sul trattamento dei dati; in ogni caso è consigliabile indicare come i documenti verranno conservati, chi potrà accedervi e per quanto tempo resteranno disponibili.
Nei rapporti con pubbliche amministrazioni, la richiesta informale può non essere lo strumento giusto, perché l’accesso agli atti avviene con procedimenti tipizzati e termini propri. In tali casi la via corretta è presentare un’istanza formale di accesso secondo la normativa amministrativa, mentre il sollecito ha senso solo per sollecitare l’evasione di un’istanza già presentata o per invitare l’amministrazione a completare la documentazione in un procedimento in corso. Nei rapporti tra privati, invece, il sollecito trova fondamento nel contratto e nelle regole generali sull’adempimento, e diventa un tassello utile da esibire se si dovesse chiedere al giudice un ordine di esibizione o una misura d’urgenza.
La redazione del testo beneficia di uno stile chiaro, senza toni aggressivi, ma con elementi essenziali ben visibili. Una formulazione efficace indica nell’oggetto che si tratta di “sollecito invio documenti” riferito a un contratto o ordine specifico, elenca nel corpo, con precisione e senza ambiguità, i documenti attesi, spiega perché servono e qual è la scadenza, precisa il canale e il formato accettati, preannuncia le conseguenze del mancato invio e chiede un riscontro scritto. È utile aggiungere una riga che inviti a segnalare tempestivamente eventuali impedimenti oggettivi e a proporre un piano alternativo, perché la gestione collaborativa riduce il rischio di contenzioso e dimostra buona fede.
In presenza di reiterati inadempimenti conviene passare dalla richiesta collaborativa alla diffida formale. La comunicazione successiva dovrebbe richiamare i precedenti inevasi, fissare un termine finale congruo, chiarire che il mancato invio costituirà inadempimento rilevante e che si procederà alla sospensione o risoluzione del contratto e alla richiesta dei danni documentabili. Se i documenti sono necessari per un adempimento verso terzi o per scadenze regolamentari, la comunicazione deve specificarlo, così da cristallizzare il nesso causale tra il ritardo della controparte e il pregiudizio subito. In casi estremi, soprattutto quando si teme la perdita o l’alterazione delle prove, è possibile valutare rimedi cautelari per ottenere rapidamente l’ordine di esibizione o la conservazione dei dati.
Due formule pratiche possono guidare la stesura. Una versione collaborativa potrebbe dire che, con riferimento al contratto indicato, si richiede l’invio entro una certa data dei documenti elencati, con consegna tramite il canale prescelto e formato definito, spiegando che la documentazione è necessaria per una specifica attività e chiedendo cortese conferma di presa in carico. Una versione formale può invece precisare che la comunicazione vale come messa in mora, intimando la trasmissione entro un termine espresso e indicando che, in difetto, si riterrà la controparte inadempiente con attivazione dei rimedi contrattuali e di legge, inclusa la richiesta di esibizione giudiziale e il risarcimento dei danni da ritardo.
Una buona gestione del sollecito non si esaurisce nell’invio della lettera. È utile preparare il terreno verificando la reale disponibilità dei documenti e la legittimazione a richiederli, predisporre un indice di ciò che si attende per facilitare la ricerca, offrire assistenza ragionevole per l’estrazione dai sistemi informativi della controparte e, ove opportuno, concordare una finestra di consegna scaglionata. La combinazione di chiarezza contrattuale, canali probatori solidi, tutela dei dati e gradualità dei rimedi fa del sollecito uno strumento efficace per prevenire il contenzioso e, quando non basta, per sostenerne gli esiti. Questa guida ha finalità informative e non sostituisce il parere di un professionista sul caso concreto.
Esempi di solleciti di invio documenti
Ecco alcuni modelli di sollecito invio documenti da utilizzare come esempio.
Sollecito invio documenti – Modello generico
Oggetto: Sollecito invio documenti relativi a ________________________
Mittente: ________________________ (denominazione, indirizzo, C.F./P. IVA, contatti ________________________ )
Destinatario: ________________________ (denominazione, indirizzo, C.F./P. IVA, contatti ________________________ )
Con riferimento a ________________________ (contratto/ordine/pratica n. ________________________ del ________________________ ), si richiede cortesemente la trasmissione dei seguenti documenti: ________________________ .
I documenti sono necessari per ________________________ e si chiede di inviarli entro il ________________________ alle ore ________________________ tramite ________________________ (PEC/e-mail/piattaforma/consegna a mano) all’indirizzo ________________________ .
Qualora vi fossero difficoltà oggettive, si prega di darne riscontro entro ________________________ indicando un piano di consegna alternativo. In difetto resteranno applicabili le previsioni contrattuali in tema di ritardi e inadempimenti.
Riferimenti interni del fascicolo: ________________________ .
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio documenti – Adempimenti contrattuali/fornitura
Oggetto: Sollecito invio documenti contrattuali per evasione ordine ________________________
Mittente: ________________________ (ufficio/ruolo ________________________ – contatti ________________________ )
Destinatario: ________________________ (referente ________________________ – contatti ________________________ )
In relazione al contratto/ordine n. ________________________ del ________________________ concernente ________________________ , si sollecita l’invio della documentazione necessaria all’evasione della fornitura e all’avvio delle attività operative. La documentazione richiesta comprende ________________________ ed è indispensabile per rispettare il cronoprogramma con milestone al ________________________ .
Si prega di trasmettere i documenti entro e non oltre il ________________________ tramite ________________________ indicando nell’oggetto del messaggio il riferimento “Documenti contratto ________________________”.
In assenza di riscontro entro il termine indicato, saranno applicate le misure previste dal contratto in materia di sospensione delle prestazioni, penali o risoluzione, fatto salvo ogni ulteriore diritto.
Riferimento pratiche e codice commessa: ________________________ .
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio documenti – Rendicontazione/contributi e progetto finanziato
Oggetto: Sollecito invio documentazione di rendicontazione per progetto ________________________
Mittente: ________________________ (ente/società, ufficio rendicontazione ________________________ – contatti ________________________ )
Destinatario: ________________________ (beneficiario/partner, referente amministrativo ________________________ )
Ai fini della corretta rendicontazione del progetto ________________________ (CUP/Codice pratica ________________________ ) e del rispetto della scadenza fissata dall’ente finanziatore al ________________________ , si richiede l’invio della documentazione completa relativa al periodo ________________________ . La documentazione attesa riguarda ________________________ e deve essere conforme alle prescrizioni dell’avviso/regolamento ________________________ .
La trasmissione dovrà pervenire entro il ________________________ tramite ________________________ . Eventuali originali cartacei andranno spediti a ________________________ entro il ________________________ , facendo riferimento al codice pratica sopra indicato.
In caso di impedimenti, si prega di comunicarli tempestivamente proponendo una data di consegna compatibile con i vincoli del bando; in difetto, potremmo incorrere in decurtazioni o revoche che saranno poste a vostro carico nei limiti contrattuali.
Riferimenti del responsabile di procedimento: ________________________ .
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio documenti – Compliance/KYC e privacy
Oggetto: Sollecito invio documentazione KYC/compliance per aggiornamento anagrafica fornitore ________________________
Mittente: ________________________ (ufficio legale/compliance, contatti ________________________ )
Destinatario: ________________________ (referente legale/amministrativo ________________________ )
Per l’aggiornamento periodico degli archivi e per gli adempimenti di compliance, si richiede l’invio della documentazione KYC e privacy relativa alla vostra società. La documentazione richiesta comprende, a titolo esemplificativo e non esaustivo, ________________________ e sarà trattata nel rispetto della normativa applicabile e dell’informativa messa a disposizione all’indirizzo ________________________ .
Si prega di trasmettere i documenti in formato ________________________ entro il ________________________ mediante ________________________ . Qualora alcuni atti contengano dati personali di terzi, si invita a valutare l’invio con eventuali omissis laddove non pertinenti alle finalità dichiarate.
In mancanza di riscontro entro il termine indicato, non potremo procedere con ________________________ (abilitazione a fornitura/pagamenti/ordine) fino al completamento della verifica.
Riferimento anagrafica e codice fornitore: ________________________ .
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Sollecito invio documenti – Diffida formale con termine perentorio
Oggetto: Diffida e ultimo sollecito per invio documenti relativi a ________________________
Mittente: ________________________ (denominazione e legale rappresentante ________________________ – contatti ________________________ )
Destinatario: ________________________ (denominazione e legale rappresentante ________________________ – contatti ________________________ )
Facendo seguito ai precedenti solleciti del ________________________ e del ________________________ rimasti privi di esito utile, con la presente si diffida formalmente all’invio dei documenti relativi a ________________________ , necessari per ________________________ . La documentazione richiesta è identificata come ________________________ e dovrà essere trasmessa entro e non oltre il ________________________ alle ore ________________________ tramite ________________________ .
La presente comunicazione vale a tutti gli effetti di legge quale messa in mora. Decorso infruttuosamente il termine indicato, si riterrà la controparte inadempiente con attivazione dei rimedi previsti dal contratto e dalla legge, inclusa la sospensione delle prestazioni, la risoluzione e la richiesta di risarcimento degli eventuali danni da ritardo.
Riferimenti del contratto/ordine/pratica: ________________________ .
Luogo e data: ________________________
Firma e qualifica del mittente: ________________________
Fac simile solleciti di invio documenti Word
In questa sezione viene messo a disposizione un fac simile solleciti di invio documenti Word.
