La lettera di sollecito invio fattura è un documento ufficiale utilizzato per ricordare gentilmente un pagamento in sospeso che non è stato ancora effettuato. Questo tipo di lettera è solitamente impiegato da aziende o professionisti che, avendo fornito un prodotto o un servizio, attendono di ricevere il compenso pattuito entro un determinato periodo di tempo.
Nella redazione di una lettera di sollecito, è importante mantenere un tono professionale e rispettoso, evitando frasi accusatorie o eccessivamente dure. L’obiettivo principale è comunicare chiaramente che la fattura non è stata ancora ricevuta e, di conseguenza, il pagamento non è stato concluso. Solitamente, si ricorda al destinatario i dettagli specifici del servizio o del prodotto fornito, la data di scadenza del pagamento e l’importo dovuto. Questo documento serve anche da promemoria per il destinatario, contribuendo a chiarire eventuali malintesi e a garantire che entrambe le parti siano allineate riguardo alle aspettative finanziarie. In alcuni casi, la lettera può anche offrire ulteriori opzioni di pagamento o discutere possibili soluzioni se il destinatario sta riscontrando difficoltà a effettuare il pagamento nei tempi stabiliti.
Come scrivere un sollecito di invio fattura
Scrivere un sollecito di invio fattura richiede un equilibrio delicato tra professionalità e cortesia, assicurando che il messaggio sia chiaro senza risultare eccessivamente insistente. Iniziare la comunicazione con un saluto formale è fondamentale, utilizzando ad esempio “Gentile [Nome del destinatario]” o “Spettabile [Nome dell’azienda]”. È importante identificare chiaramente l’oggetto della lettera, come “Sollecito di invio fattura” o “Richiesta di invio fattura pendente”, per facilitare una rapida comprensione da parte del destinatario.
Nel corpo della lettera, è essenziale fornire un contesto preciso che richiami la transazione o il servizio precedentemente concordato. Ad esempio, si potrebbe menzionare il progetto specifico, la data in cui è stato completato il servizio o l’ordine effettuato, in modo da rendere immediatamente riconoscibile l’oggetto della richiesta. È utile includere dettagli come l’importo della fattura e la scadenza originaria del pagamento, evidenziando che la fattura non è ancora stata ricevuta o elaborata.
Mantenere un tono rispettoso e comprensivo è cruciale. Riconoscere che potrebbero esserci stati inconvenienti o ritardi imprevisti mostra empatia e facilita una risposta positiva. Ad esempio, si potrebbe scrivere: “Comprendiamo che possano esserci stati imprevisti che hanno causato il ritardo nell’invio della fattura. Tuttavia, per garantire una corretta gestione dei nostri conti, Le saremmo grati se potesse inviarci la documentazione necessaria quanto prima.”
È inoltre importante specificare chiaramente le azioni desiderate, come l’invio della fattura entro una certa data o la conferma di ricezione. Offrire assistenza o ulteriori informazioni può essere utile per agevolare il processo, ad esempio indicando che si è disponibili per fornire eventuali dettagli aggiuntivi o chiarimenti necessari.
Concludere la lettera con un ringraziamento per l’attenzione e la collaborazione dimostra cortesia e rafforza la relazione professionale. Una chiusura adeguata potrebbe essere: “La ringraziamo anticipatamente per la Sua collaborazione e rimaniamo a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento. Cordiali saluti, [Il Suo Nome] [Il Suo Ruolo] [Il Nome della Sua Azienda] [I Suoi Contatti].”
In sintesi, un sollecito di invio fattura ben scritto deve essere chiaro, conciso e rispettoso, fornendo tutte le informazioni necessarie in modo fluido e naturale. Utilizzando un linguaggio professionale e mantenendo un tono amichevole, si aumenta la probabilità di ottenere una risposta positiva senza compromettere i rapporti commerciali esistenti.
Esempi di solleciti di invio fattura
Ecco alcuni modelli di sollecito invio fattura da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio fattura
Oggetto: Sollecito di invio fattura relativa al contratto n. [numero contratto]
Gentile [Nome del destinatario],
Spero che questa comunicazione ti/le trovi bene.
Mi rivolgo a te/Lei in qualità di [tua posizione] presso [nome della tua azienda], in merito alla fattura ancora non pervenuta con riferimento al contratto n. [numero contratto] stipulato in data [data stipula contratto].
Desidererei ricordarti/Le che, secondo i termini dell’accordo, la fattura era prevista per il [data prevista], ma fino a questo momento non l’abbiamo ancora ricevuta. Al fine di agevolare la nostra contabilità e rispettare le relative scadenze di pagamento, ti/Le saremmo grati se la fattura potesse essere inviata quanto prima.
Preciso che l’ammontare previsto della fattura è di [importo], relativo ai servizi/prodotti descritti nel suddetto contratto.
Di seguito i dettagli necessari per l’invio della fattura:
- Ragione Sociale: [nome della tua azienda]
- Indirizzo: [indirizzo completo]
- Partita IVA/CF: [dati fiscali]
Nel caso in cui la fattura sia già stata inviata, ti/Le prego di ignorare questa comunicazione. In caso contrario, ti/Le chiediamo gentilmente di procedere all’invio al più presto, per evitare eventuali disagi amministrativi.
Rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e ulteriori dettagli. Ti/Le ringraziamo anticipatamente per la collaborazione e inviamo i nostri più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Il tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Nome della tua Azienda]
[Telefono]
[Email]
Esempio secondo sollecito di invio fattura
Oggetto: Secondo sollecito per invio fattura – Numero ordine [Inserire Numero Ordine]
Egregio [Nome del Contatto o Nome dell’Azienda],
Siamo spiacenti di doverLe scrivere ancora riguardo alla fattura relativa al nostro ordine n. [Inserire Numero Ordine], effettuato in data [Inserire Data]. Nonostante il nostro precedente sollecito del [Data del Primo Sollecito], ad oggi non abbiamo ancora ricevuto la fattura corrispondente.
La ringraziamo per l’attenzione che vorrà riservare a questo messaggio e Le chiediamo di provvedere all’invio della fattura entro e non oltre [Specificare una Data Limite], al fine di regolarizzare quanto dovuto nei tempi previsti e non incorrere in disguidi amministrativi.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e Le chiediamo gentilmente di confermare la ricezione di questa comunicazione e di fornirci un aggiornamento sullo stato dell’invio della fattura.
Certo di una Vostra pronta risposta, porgo distinti saluti.
Cordiali Saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo]
[Telefono]
[Email]
Esempio ultimo sollecito di invio fattura
Oggetto: Ultimo Sollecito di Emissione e Invio Fattura
Gentile [Nome del destinatario],
con la presente, desideriamo richiamare la Sua attenzione all’ormai protratta mancata ricezione della fattura n. [numero fattura] relativa al servizio/prodotto [descrizione del servizio/prodotto] fornito in data [data].
Nonostante i nostri precedenti solleciti del [data dei precedenti solleciti], ad oggi non abbiamo ancora ricevuto il documento fiscale necessario a concludere correttamente l’iter amministrativo.
Le ricordiamo che la normativa vigente impone l’emissione della fattura entro un termine stabilito. Il mancato rispetto di tali scadenze può comportare implicazioni contabili e fiscali sia per la nostra azienda che per la Vostra.
Vi invitiamo pertanto a provvedere alla trasmissione della suddetta fattura con la massima urgenza e comunque non oltre [data precisa], in modo da evitare spiacevoli incomprensioni e ulteriori disguidi amministrativi.
Restiamo fiduciosi in una pronta risoluzione della questione e a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento in merito.
Cordialmente,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Nome della Tua Azienda]
[Telefono del Contatto]