La mail per preventivo hotel è una comunicazione scritta in cui un potenziale cliente chiede a un albergo di fornire un preventivo dettagliato per un soggiorno. Questa richiesta include tipicamente le date di soggiorno, il numero di ospiti, il tipo di camere desiderate e qualsiasi servizio aggiuntivo o specifica esigenza particolare. L’obiettivo è ottenere tutte le informazioni necessarie per valutare l’offerta dell’hotel in termini di costi, servizi disponibili e condizioni di soggiorno, per poter prendere una decisione informata riguardante la prenotazione. Una mail per preventivo ben scritta è chiara, concisa e include tutte le informazioni rilevanti per permettere all’hotel di rispondere in modo adeguato e completo.
Come scrivere una mail per preventivo hotel
Scrivere una mail per richiedere un preventivo a un hotel richiede attenzione e precisione per assicurarsi di ricevere tutte le informazioni necessarie e di comunicare in modo chiaro le proprie esigenze. Il cuore di tale comunicazione sta nel fornire i dettagli chiave della richiesta e nello mostrarsi aperti a ricevere eventuali suggerimenti o alternative da parte dell’albergo.
Iniziando con un saluto educato, è importante presentarsi brevemente e specificare il motivo della comunicazione, ovvero la richiesta di un preventivo per un soggiorno. Non bisogna dare per scontato che il destinatario sappia già chi siamo o il contesto della nostra richiesta, soprattutto se ci si sta rivolgendo a un grande hotel che riceve numerose email ogni giorno.
Subito dopo, occorre entrare nel dettaglio del soggiorno. Indicare con precisione le date di arrivo e partenza è fondamentale. Questa informazione permette all’hotel di verificare immediatamente la disponibilità e considerare eventuali variazioni stagionali dei prezzi.
Segue la specifica del numero di ospiti, inclusa una distinzione tra adulti e bambini, se presenti, poiché molti hotel offrono tariffe ridotte o servizi speciali per i più piccoli. È anche utile indicare il tipo di sistemazione desiderata: una singola, una doppia, una suite, ecc. Specificare se si hanno preferenze riguardo alla posizione della camera, come una vista mare o l’accessibilità per ospiti con mobilità ridotta, contribuisce a ricevere un preventivo più accurato e in linea con le proprie necessità.
Non dimenticare di menzionare eventuali servizi aggiuntivi di interesse. Questo può includere pasti in hotel, accesso a spa o piscina, parcheggio, wifi, ecc. Esplicitare questi interessi consente all’hotel di personalizzare l’offerta e forse anche di proporre pacchetti o promozioni speciali disponibili in quel periodo.
Un altro aspetto cruciale è evidenziare qualsiasi esigenza particolare o preferenza che potrebbe influenzare la scelta o il comfort durante il soggiorno, come allergie alimentari, necessità di un letto aggiuntivo o richieste specifiche per occasioni speciali (ad esempio, lune di miele, anniversari).
Concludendo la missiva, è considerato cortese esprimere flessibilità sulle date o sulle tipologie di sistemazione, se si è aperti a variazioni, e incoraggiare l’hotel a proporre alternative qualora le prime scelte non fossero disponibili.
Chiudere con una frase di ringraziamento rispecchia buone maniere e apre la porta a una comunicazione cordiale; non dimenticare di fornire i propri recapiti per la risposta, preferibilmente un numero di telefono e un indirizzo e-mail.
Esempi di mail per preventivo hotel
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per preventivo hotel.
Richiesta preventivo soggiorno standard
Oggetto: Richiesta preventivo per soggiorno dal [data check-in] al [data check-out]
Gentile Ufficio Prenotazioni di [Nome Hotel],
desidero ricevere un preventivo per un soggiorno dal [data check-in] al [data check-out] per [n. ospiti] ospiti in [tipologia camera].
Dettagli preferenze:
- trattamento: [solo pernottamento / B&B / mezza pensione / pensione completa]
- orario di arrivo indicativo: [orario]
- eventuali esigenze particolari: [es. piano alto, vista, culla]
Vi chiedo di indicare:
- tariffa totale con IVA inclusa e tasse locali escluse/incluse
- condizioni di cancellazione e pagamento
- eventuali supplementi o sconti disponibili
In attesa del vostro gentile riscontro, vi ringrazio.
[Nome e Cognome]
[Telefono] | [Email]
Weekend romantico con servizi extra
Oggetto: Preventivo pacchetto romantico per 2 persone – [date]
Buongiorno [Nome Hotel],
sto organizzando un weekend per due dal [data] al [data]. Mi interessano camera [tipologia], late check-out e, se possibile, un pacchetto romantico.
Richiesta servizi:
- bottiglia di benvenuto e set-up in camera
- cena per 2 al ristorante dell’hotel o partner
- accesso spa/massaggio di coppia di [durata]
Potete inviarmi il miglior prezzo disponibile con dettaglio dei servizi inclusi, orari spa e policy di cancellazione?
Grazie mille,
[Nome]
[Contatti]
Viaggio di lavoro con fatturazione aziendale
Oggetto: Preventivo corporate e disponibilità camere – [date]
Gentile [Nome Hotel],
per trasferta di lavoro a [città], richiedo preventivo per [n. notti] notti dal [data] al [data] per [n. camere] camere singole.
Necessità:
- colazione anticipata o breakfast box
- scrivania in camera e Wi-Fi ad alte prestazioni
- fatturazione elettronica intestata a [Ragione sociale, P.IVA, SDI/PEC]
Vi chiedo di indicare tariffa con o senza colazione, termini di pagamento, eventuale tariffa corporate e disponibilità di parcheggio.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo, Azienda] | [Telefono]
Meeting aziendale con sala e coffee break
Oggetto: Preventivo sale meeting e camere – [data/e evento]
Buongiorno,
stiamo pianificando un incontro a [città] il [data]. Richiediamo preventivo per:
- sala riunioni per [n. persone], orario [orari], setup [platea / ferro di cavallo / cabaret]
- dotazioni: proiettore, audio, microfoni, lavagna, Wi-Fi dedicato
- coffee break mattina/pomeriggio e light lunch
- [n. camere] camere per la notte del [data]
Vi preghiamo di specificare canone sala, costi F&B, eventuale day delegate rate, politica di opzione e termini di cancellazione.
Grazie,
[Nome]
[Azienda] | [Contatti]
Lungo soggiorno / formula residence
Oggetto: Preventivo long stay [n. notti/settimane] – [date]
Buongiorno [Nome Hotel/Residence],
per un soggiorno prolungato a [città] dal [data] al [data], chiedo un preventivo long stay per [n. ospiti] in [studio/bilocale/camera con angolo cottura].
Esigenze:
- pulizie e cambio biancheria con cadenza [frequenza]
- accesso lavanderia o servizio laundry
- spazio lavoro e Wi-Fi stabile
Vi prego di indicare tariffe mensili/settimanali, eventuali cauzioni, inclusioni utenze e scontistiche per durata.
Grazie,
[Nome]
[Contatti]
Gruppo scolastico/associativo
Oggetto: Preventivo gruppo [scolastico/associazione] per [n. persone] – [date]
Gentile [Nome Hotel],
richiediamo un preventivo per un gruppo di [n.] partecipanti + [n.] accompagnatori per le notti del [date]. Sistemazione preferita in camere multiple e twin.
Requisiti:
- mezza pensione o pensione completa con menù dedicato
- gestione allergie/intolleranze e packed lunch per escursioni
- policy per minori, regolamento notturno e presenza portineria
Gradiremmo ricevere prezzo per persona, condizioni di gratuità accompagnatori e termini di pagamento.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ente/Scuola] | [Contatti]
Camera accessibile e servizi inclusivi
Oggetto: Richiesta preventivo camera accessibile – [date]
Buongiorno,
per un soggiorno a [città] dal [data] al [data], necessito di una camera accessibile secondo le seguenti specifiche:
- doccia a filo pavimento con seduta e maniglioni
- spazi di manovra sedia a rotelle (larghezza porte [misura] se disponibile)
- ascensore accessibile e percorsi senza barriere
Vi chiedo tariffa, foto e dettagli tecnici della camera/accessi, oltre a informazioni su parcheggio riservato e eventuale accompagnamento.
Grazie della disponibilità,
[Nome]
[Contatti]
Richiesta tramite agenzia/organizzatore viaggi
Oggetto: Richiesta preventivo gruppi/MICE per cliente – [date e città]
Gentile Sales Office,
sono [Nome] di [Agenzia/TO] e cerco disponibilità e tariffe per il cliente [nome cliente] dal [data] al [data] per:
- [n. camere] camere [tipologia], colazione inclusa
- eventuali spazi per breve welcome/registrazione
- politica commissioni agenzia e codici prenotazione
Vi prego di indicare best available rate, termini di opzione, blackout dates, city tax e modalità di pagamento garantito con carta virtuale.
Resto in attesa dell’offerta completa.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
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