La mail di sollecito reso è una comunicazione scritta inviata per richiamare l’attenzione sulla mancata restituzione di un oggetto prestato o di un prodotto ricevuto per errore, che necessita di essere restituito. Solitamente, questa tipologia di email viene impiegata in contesti professionali o commerciali, dove è fondamentale mantenere un tono cortese ma deciso, per sollecitare l’azione di reso senza compromettere la relazione con il destinatario. Il suo scopo primario è di ricordare gentilmente al destinatario gli accordi presi in precedenza riguardo la restituzione, evidenziando i termini stabiliti e, se necessario, le procedure da seguire per il reso. Nel redigere una tale comunicazione, è essenziale esprimersi in modo chiaro e diretto, fornendo tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa agire in conformità con la richiesta, facilitando così la risoluzione della questione in maniera efficace e tempestiva.
Come scrivere una mail di sollecito reso
Scrivere una mail di sollecito per un reso non evaso è un’arte delicata che richiede sia fermezza che gentilezza, oltre a un pizzico di strategia comunicativa. Quando ti appresti a redigere una mail di questo genere, stai essenzialmente cercando di risolvere un problema o di accelerare un processo che sembra essere rimasto in sospeso. Ecco come si potrebbe strutturare un tale messaggio, evitando elenchi ma concentrandosi su un flusso logico e persuasivo.
Inizia con un saluto cordiale. Se conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, usalo. Questo personalizza la comunicazione e attira l’attenzione del destinatario. Un inizio personalizzato ha maggiore probabilità di ricevere una risposta positiva rispetto a un approccio impersonale.
La tua introduzione dovrebbe immediatamente chiarire il motivo della mail senza aggirare troppo l’argomento. Una frase che riconosca la relazione o le interazioni precedenti può essere un buon punto di partenza. Ad esempio, potresti iniziare con una frase che riassume brevemente la tua richiesta precedente di reso e menziona che non hai ancora ricevuto risposta o conferma.
Segue poi la parte centrale dell’email, dove espliciti con precisione e cortesia il cuore del problema. È cruciale fornire qui tutti i dettagli necessari come il numero d’ordine, la data dell’acquisto, la data della richiesta di reso e ogni altra informazione che possa aiutare il destinatario a identificare e accelerare la pratica in sospeso. È importante mantenere un tono professionale e cortese, persino comprensivo. Ricorda che l’obiettivo è facilitare una risoluzione, non attribuire colpe.
Un aspetto fondamentale da includere in questa parte è la tua aspettativa o la richiesta specifica di ciò che spereresti accadesse. Sebbene ciò possa sembrare ovvio (la finalizzazione del reso), esplicitarlo serve a evitare malintesi e dimostra che hai un percorso d’azione chiaro in mente. Se ci sono scadenze rilevanti (come la fine del periodo di reso), menzionale qui in modo educato ma chiaro.
Verso la conclusione, è utile esprimere la tua disponibilità a collaborare o a fornire ulteriori informazioni se necessario. Ciò dimostra apertura al dialogo e volontà di risolvere la situazione in modo amichevole.
Chiudi la tua mail con un ringraziamento anticipato per l’attenzione e l’azione che il destinatario impiegherà nella risoluzione della questione. Un saluto cordiale e la tua firma finale (con eventuali recapiti) lasceranno un’impressione professionale e facilitano eventuali contatti futuri.
Ricordati di rileggere la mail per correggere eventuali errori di battitura o grammaticali, e considera l’idea di inserire nel “Cc:” un’altra email rilevante dell’azienda, se pensi che possa accelerare il processo.
Rispettare questi passaggi ti aiuterà a comporre una mail di sollecito per un reso non solo efficace ma anche professionale, aumentando le probabilità di una risoluzione veloce e soddisfacente.
Esempi di mail di sollecito reso
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail di sollecito reso.
Primo esempio di mail di sollecito reso
Oggetto: Sollecito per il Rientro del Prodotto (Numero di RMA: 123456)
Gentile [Nome del Cliente],
Spero che questa mail ti trovi bene.
Ti scrivo in merito alla pratica di reso iniziata il [data di inizio della pratica di reso] per il prodotto [nome del prodotto], con Numero di RMA (Return Merchandise Authorization) 123456.
Al momento della tua richiesta di reso, avevamo concordato che il prodotto sarebbe dovuto rientrare nei nostri magazzini entro [data concordata per la restituzione], per poter procedere con la verifica delle condizioni e l’eventuale rimborso o sostituzione. Poiché non risulta ancora pervenuto, desideriamo sollecitarti al rispetto dei termini concordati.
La tempestività nella restituzione è fondamentale per diverse ragioni:
1. Verifica dello Stato del Prodotto: È importante valutare se il prodotto rientra nei criteri stabiliti dalla nostra politica di reso.
2. Elaborazione del Rimborso/Sostituzione: Non appena ricevuto, il prodotto verrà ispezionato e, se tutto è conforme, procederemo con il rimborso o la sostituzione come richiesto.
3. Disponibilità dell’Inventario: Il tempestivo rientro dei prodotti ci permette di gestire al meglio l’inventario e servire efficacemente tutti i nostri clienti.
Se incontrassi problemi nella spedizione del prodotto o avessi bisogno di assistenza, non esitare a contattarci. Siamo qui per supportarti in ogni fase del processo.
Ti chiediamo gentilmente di spedire il prodotto entro i prossimi [X giorni] lavorativi. Nella speranza di una tua celere risposta, ti invitiamo a fornirci il numero di tracciamento della spedizione una volta che il pacco sarà in viaggio verso di noi, per permetterci di monitorare l’arrivo del reso.
Apprezziamo la tua collaborazione e comprensione. La soddisfazione dei nostri clienti è la nostra priorità e ci impegniamo a risolvere questa situazione nel modo più efficiente e soddisfacente possibile.
Se dovessi avere ulteriori domande o preoccupazioni, non esitare a contattare il nostro servizio clienti al numero [Numero di Telefono del Servizio Clienti] o all’indirizzo email [Indirizzo Email del Servizio Clienti].
Grazie per l’attenzione e per la tua pronta collaborazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[La tua Posizione]
[Nome dell’Azienda]
[Numero di Telefono dell’Azienda]
[Email dell’Azienda]
[Indirizzo dell’Azienda]
Secondo esempio di mail di sollecito reso
Oggetto: Sollecito Importante: Restituzione Prodotto Mancante
Gentile [Nome del Cliente],
Siamo costretti a ricordarLe che a partire dalla data di ricezione dell’ultimo nostro invio in data [Data della Precedente Comunicazione], non abbiamo ancora ricevuto il reso del prodotto [Nome del Prodotto / Codice Prodotto] come da Lei precedentemente accordato.
Capiremo se ci fossero stati problemi o ritardi non previsti nel processare il reso del prodotto in questione. Tuttavia, è importante per noi ricevere il suddetto articolo entro e non oltre [Data Limite], per procedere secondo le politiche di restituzione previste e per garantirLe il miglior servizio possibile.
In caso il prodotto sia già stato spedito, La preghiamo di inviarci per email il numero di tracking della spedizione al più presto, affinché possiamo monitorare l’arrivo del pacco e aggiornare i nostri sistemi di conseguenza.
Se necessita di un ricordo relativo alle nostre politiche di reso o se ha bisogno di assistenza per organizzare il reso, non esiti a contattarci. Siamo qui per assisterLa in ogni passo del processo.
Per eventuali domande o per comunicarci ulteriori dettagli, può rispondere direttamente a questa email o chiamarci al [Numero di Telefono], dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00.
Confidiamo nella Sua collaborazione e speriamo di poter risolvere questa situazione nel minor tempo possibile.
La ringraziamo per l’attenzione e restiamo in attesa di un Suo sollecito riscontro.
Cordiali Saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo Email dell’Azienda]
[Numero di Telefono dell’Azienda]
Terzo esempio di mail di sollecito reso
Oggetto: Promemoria per la richiesta di reso pendente – [Inserire Numero Ordine]
Gentile [Nome del Cliente],
Mi permetto di contattarvi in qualità di [la vostra posizione] di [nome dell’azienda], per ricordarvi la richiesta di reso pendente relativa all’ordine n. [numero dell’ordine], effettuato in data [data dell’ordine].
Abbiamo ricevuto la vostra comunicazione inerente alla volontà di restituire [descrizione del prodotto] e desideriamo fornirvi assistenza affinché il processo di restituzione sia il più fluido e conveniente possibile.
Però, abbiamo notato che il prodotto non è ancora stato restituito presso il nostro magazzino, nonostante il termine massimo per la restituzione sia fissato per il [data limite]. È importante procedere con il reso entro questa data per garantire il rispetto delle nostre politiche di restituzione e per assicurarvi la corretta gestione del rimborso o della sostituzione del prodotto.
Qualora abbiate bisogno di supporto o di ulteriori informazioni riguardanti il processo di restituzione, non esitate a contattarci. Ecco come potete procedere con il reso:
1. Imballare il prodotto in modo sicuro.
2. Applicare l’etichetta di reso che vi è stata fornita via email all’atto della richiesta.
3. Consegnare il pacco presso il punto di spedizione più vicino.
Vi preghiamo di fornirci il numero di tracking una volta che il pacco è stato spedito, così da permetterci di monitorare il reso fino al suo arrivo presso il nostro magazzino.
In caso non aveste più bisogno di procedere con il reso, vi saremmo grati se poteste comunicarcelo al più presto, così da poter aggiornare i nostri sistemi di conseguenza.
Ci teniamo a garantirvi la migliore esperienza possibile e ci scusiamo per eventuali disagi causati. Vi ringraziamo per la vostra collaborazione e comprensione.
In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo cordiali saluti.
[Il Vostro Nome]
[La Vostra Posizione]
[Contatti Aziendali]
[Nome dell’Azienda]
Quarto esempio di mail di sollecito reso
Oggetto: Richiesta di conferma per il reso del prodotto [Nome del Prodotto] – Numero d’ordine [XXXXXX]
Gentile [Nome del Cliente],
e. Mi sto permettendo di contattarti nuovamente in merito al reso del prodotto [Nome del Prodotto] che hai acquistato tramite il nostro sito web il [data di acquisto]. Dal nostro ultimo scambio, riscontriamo che il prodotto in questione non è ancora pervenuto presso i nostri magazzini e, fino ad oggi, non abbiamo ricevuto conferma del suo invio da parte tua.
Comprendiamo che possano esserci stati impedimenti o ritardi, dunque vorremmo offrirti tutta l’assistenza necessaria per facilitare il processo. Ecco un breve promemoria dei passi da seguire per il reso:
1. Assicurati che il prodotto sia nelle condizioni originali, comprensivo di tutti i componenti, accessori e l’imballaggio in cui è stato ricevuto.
2. Utilizza l’etichetta di spedizione prepagata che hai ricevuto via email dopo la tua richiesta di reso. Se non la trovi, faccelo sapere e saremo lieti di fornirtene un’altra.
3. Confeziona il prodotto con cura per evitare danni durante il trasporto e apponi l’etichetta di spedizione sul pacco.
4. Recapita il pacco presso il corriere o punto di spedizione indicato sull’etichetta.
5. Se possibile, inviaci la ricevuta di spedizione o il codice di tracciamento del pacco per permetterci di monitorare il reso.
Se hai già spedito il prodotto ma non ci hai fornito il codice di tracciamento, ti preghiamo di inviarcelo rispondendo a questa email. Questo ci permetterà di accelerare il processo di rimborso o sostituzione, a seconda delle tue preferenze.
Nel caso in cui vi siano stati problemi o se hai bisogno di ulteriore assistenza per procedere con il reso, non esitare a contattarci. Il nostro obiettivo è assicurare che la tua esperienza con noi sia il più positiva possibile, anche in caso di resi.
Rimango in attesa di un tuo riscontro e sono a disposizione per ogni chiarimento o necessità.
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
Responsabile Assistenza Clienti
[La tua Azienda]
[Email di Contatto]
[Numero di Telefono]