La mail di sollecito al fornitore è una comunicazione scritta inviata per ricordare o sollecitare al fornitore l’adempimento di un obbligo o la fornitura di un servizio o prodotto che ha subito ritardi o non è stato ancora effettuato secondo quanto previsto. Questo tipo di mail deve essere formulata con cura, ponendo attenzione al tono, che dovrebbe essere professionale e cortese ma al tempo stesso chiaro e diretto, in modo da esprimere l’urgenza o l’importanza della richiesta senza però compromettere la relazione commerciale. Il contenuto dovrebbe includere un riferimento specifico alla richiesta originaria, dettagli sul ritardo o sul problema riscontrato e una richiesta chiara di azione correttiva entro un termine definito. L’obiettivo è risolvere il disguido in maniera efficace, mantenendo aperti i canali di comunicazione e la collaborazione tra le parti.
Come scrivere una mail di sollecito al fornitore
Scrivere una mail di sollecito ad un fornitore richiede un tocco di equilibrio tra cortesia e fermezza, assicurando che il messaggio sia chiaro ma al tempo stesso mantenga una relazione professionale positiva. Una mail di sollecito dovrebbe iniziare con un saluto formale, rivolto direttamente alla persona o al team responsabile, usando il loro nome se noto. Questo serve a stabilire immediatamente un collegamento personale e a far percepire la mail meno come un reclamo generico e più come una conversazione tra collaboratori professionali.
Dopo il saluto iniziale, è educato iniziare con un riepilogo del precedente accordo o ordine che sta alla base della necessità di sollecitare. In questo passaggio è importante essere specifici, menzionando le date degli ordini, i numeri di riferimento, e qualsiasi altra informazione pertinente che possa aiutare il destinatario a localizzare rapidamente i dettagli dell’accordo in questione. Questa sezione serve non solo a mettere il fornitore nella posizione migliore per rispondere efficacemente, ma dimostra anche un approccio organizzato e professionale da parte del mittente.
Segue poi il cuore della mail: il sollecito vero e proprio. Qui è cruciale essere diretti, ma al tempo stesso rifuggire da toni aggressivi o accusatori che potrebbero inasprire inutilmente i rapporti. Spiega chiaramente che, pur comprendendo le possibili complessità, vi è una preoccupazione specifica per i ritardi o i problemi incontrati e che si desidera una risoluzione. Indicare chiaramente quali azioni si aspettano dal fornitore e, se possibile, proporre una nuova scadenza ragionevole per la consegna o per la soluzione del problema.
È essenziale anche esprimere la disponibilità a discutere ulteriormente la questione se necessario. Questo approccio non solo mostra una volontà di collaborare ma apre anche la strada a una comunicazione più fluida, dando al fornitore la possibilità di spiegare la situazione dal proprio punto di vista. Può rivelarsi utile offrire alternative di contatto, come un numero di telefono, per eventuali discussioni più immediate o dettagliate.
Concludere la mail con una chiusura positiva è altrettanto importante. Ringraziare il fornitore per l’attenzione e per qualsiasi sforzo compiuto per risolvere la situazione. Questo non solo è una cortesia fondamentale ma rafforza l’idea di valutare il rapporto con il fornitore come una collaborazione continua, nella quale entrambe le parti lavorano insieme verso un obiettivo comune.
Riepilogando, una mail di sollecito efficace mantiene un equilibrio tra la necessità di risolvere un problema immediato e il desiderio di preservare una relazione lavorativa positiva e produttiva. Esprimendo chiaramente e cortesemente le proprie preoccupazioni, fornendo tutti i dettagli necessari per facilitare una risoluzione rapida, e dimostrando un approccio flessibile e collaborativo, si possono affrontare efficacemente i ritardi o i problemi senza compromettere i rapporti con i fornitori.
Esempi di mail di sollecito al fornitore
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail di sollecito al fornitore.
Sollecito stato ordine e nuova data di consegna
Oggetto: Stato e nuova ETA per [PO/Ordine n. X]
Gentile [Nome Fornitore/Responsabile],
scrivo in merito all’ordine [PO n. X] con consegna prevista il [data]. Ad oggi non abbiamo ricevuto né conferma di spedizione né aggiornamenti sulla data stimata di arrivo.
Per favorire la pianificazione, vi chiediamo entro oggi alle [ora]:
- conferma disponibilità materiali e avanzamento produzione
- nuova ETA e data di consegna a nostro magazzino [sede]
- eventuali criticità e piano di mitigazione
Restiamo in attesa del vostro riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] | [Telefono]
Sollecito spedizione urgente con impatto cliente finale
Oggetto: Urgente – spedizione [PO n. X] per commessa [Cliente Y]
Buongiorno [Nome],
l’ordine [PO n. X] è critico per la consegna al cliente [Y] in data [data]. Qualsiasi ulteriore slittamento comporterà penali e ripianificazione dei team.
Vi chiediamo di:
- confermare oggi la spedizione con vettore e tracking
- anticipare le unità già pronte in spedizione parziale
- proporre, se utile, spedizione express o via aerea
Grazie per la priorità su questa commessa.
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Sollecito operativo: conferma produzione e documenti di spedizione
Oggetto: Conferma produzione e documenti per carico [PO n. X]
Gentile [Ufficio Spedizioni/Logistica],
per il carico relativo a [PO n. X], in partenza il [data], risultano mancanti le seguenti informazioni:
- packing list completa (peso, colli, dimensioni)
- DDT/fattura proforma con Incoterm [Incoterm]
- certificazioni e codici lotto/seriali
Vi preghiamo di inviare i documenti entro [ora] per prenotare il ritiro e generare l’ASN. In caso di impedimenti, indicate nuova data.
Grazie,
[Nome] – Supply Chain
[Azienda]
Sollecito documentale: conformità e certificazioni
Oggetto: Documenti di conformità mancanti – blocco ricevimento [PO n. X]
Spett.le [Fornitore],
il materiale relativo a [PO n. X] è in attesa di sdoganamento/accettazione qualità. Mancano i seguenti documenti:
- dichiarazione di conformità/CoC
- certificato di analisi/CoA [se applicabile]
- schede tecniche e MSDS aggiornate
Senza tali documenti non possiamo procedere al collaudo e alla messa a stock. Vi chiediamo l’invio entro [data/ora] per sbloccare il flusso.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Quality & Compliance – [Azienda]
Sollecito collaborativo con proposta di piano di recupero
Oggetto: Piano di recupero per ritardo su [PO n. X]
Ciao [Nome],
abbiamo un ritardo di [n] giorni sull’ordine [PO n. X]. Possiamo chiudere rapidamente allineandoci su un piano di recupero.
Proposta:
- produzione su due turni fino a [data]
- split shipment: [quantità] questa settimana, saldo entro [data]
- checkpoint giornalieri alle [ora] per avanzamento
Se hai una proposta alternativa, condividila pure. Obiettivo: consegna totale entro [data].
Grazie,
[Nome] – Operations
[Azienda]
Sollecito post-call con azioni e scadenze
Oggetto: A seguito della call del [data] – conferma azioni e scadenze
Gentile [Nome],
come allineato in call, riepilogo le azioni per sbloccare [PO n. X]:
- voi: conferma disponibilità componenti critici [codici] entro [data/ora]
- noi: invio revisione disegno [rev] entro [data]
- spedizione parziale di [qty] pezzi il [data], saldo il [data]
Vi chiediamo di confermare per iscritto le scadenze o segnalare variazioni entro oggi.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Sollecito logistico con ritiro presso il fornitore
Oggetto: Possiamo organizzare ritiro presso vostra sede – [PO n. X]
Buongiorno [Nome],
per ridurre i tempi, proponiamo ritiro con nostro corriere presso la vostra sede in data [data]. Necessitiamo:
- indirizzo completo e referente di magazzino
- fasce orarie di carico e restrizioni accesso
- pesi/volumi per booking mezzo adeguato
Confermate la disponibilità? In alternativa, indicate prossima data utile.
Grazie,
[Nome] – Logistica
[Azienda]
Sollecito campionatura/pre-serie per avvio produzione
Oggetto: Urgente – campioni/pre-serie per qualifica [prodotto]
Gentile [Nome],
per l’avvio della produzione di [prodotto], attendiamo la campionatura/pre-serie concordata (n. [pezzi]) entro il [data]. Il ritardo impatta la finestra di industrializzazione.
Vi chiediamo:
- spedizione campioni e invio tracking
- report dimensionali e PPAP/FAI [se previsto]
- tempistiche per la serie iniziale
Resto in attesa della vostra conferma.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Industrializzazione – [Azienda]
Sollecito escalation su termini e penali
Oggetto: Escalation – superamento termini su [PO n. X]
Spett.le [Ragione Sociale],
segnaliamo il superamento dei termini contrattuali per l’ordine [PO n. X] (consegna prevista [data], ritardo [n] giorni). Come da clausola [riferimento], si attivano le misure previste salvo ricezione di un piano di rientro formale entro [data/ora].
Richieste:
- nuova data vincolante
- spedizione parziale immediata ove possibile
- referente escalation e aggiornamento quotidiano
Confidiamo in una pronta risoluzione.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
Procurement – [Azienda]
Ultimo sollecito formale prima di ulteriori azioni
Oggetto: Ultimo sollecito su [PO n. X] – adempimenti entro [data]
Spett.le [Fornitore],
nonostante i precedenti solleciti, non abbiamo ricevuto conferma di spedizione né nuova ETA per [PO n. X]. Vi invitiamo a adempiere entro e non oltre [data] con:
- conferma spedizione e documenti allegati
- proposta di recupero per il residuo, se applicabile
In mancanza, ci riserviamo la sospensione degli ordini in corso e la ricerca di forniture alternative, oltre all’applicazione delle tutele contrattuali.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
Direzione Acquisti – [Azienda]