La mail di sollecito al fornitore è una comunicazione scritta inviata per ricordare o sollecitare al fornitore l’adempimento di un obbligo o la fornitura di un servizio o prodotto che ha subito ritardi o non è stato ancora effettuato secondo quanto previsto. Questo tipo di mail deve essere formulata con cura, ponendo attenzione al tono, che dovrebbe essere professionale e cortese ma al tempo stesso chiaro e diretto, in modo da esprimere l’urgenza o l’importanza della richiesta senza però compromettere la relazione commerciale. Il contenuto dovrebbe includere un riferimento specifico alla richiesta originaria, dettagli sul ritardo o sul problema riscontrato e una richiesta chiara di azione correttiva entro un termine definito. L’obiettivo è risolvere il disguido in maniera efficace, mantenendo aperti i canali di comunicazione e la collaborazione tra le parti.
Come scrivere una mail di sollecito al fornitore
Scrivere una mail di sollecito ad un fornitore richiede un tocco di equilibrio tra cortesia e fermezza, assicurando che il messaggio sia chiaro ma al tempo stesso mantenga una relazione professionale positiva. Una mail di sollecito dovrebbe iniziare con un saluto formale, rivolto direttamente alla persona o al team responsabile, usando il loro nome se noto. Questo serve a stabilire immediatamente un collegamento personale e a far percepire la mail meno come un reclamo generico e più come una conversazione tra collaboratori professionali.
Dopo il saluto iniziale, è educato iniziare con un riepilogo del precedente accordo o ordine che sta alla base della necessità di sollecitare. In questo passaggio è importante essere specifici, menzionando le date degli ordini, i numeri di riferimento, e qualsiasi altra informazione pertinente che possa aiutare il destinatario a localizzare rapidamente i dettagli dell’accordo in questione. Questa sezione serve non solo a mettere il fornitore nella posizione migliore per rispondere efficacemente, ma dimostra anche un approccio organizzato e professionale da parte del mittente.
Segue poi il cuore della mail: il sollecito vero e proprio. Qui è cruciale essere diretti, ma al tempo stesso rifuggire da toni aggressivi o accusatori che potrebbero inasprire inutilmente i rapporti. Spiega chiaramente che, pur comprendendo le possibili complessità, vi è una preoccupazione specifica per i ritardi o i problemi incontrati e che si desidera una risoluzione. Indicare chiaramente quali azioni si aspettano dal fornitore e, se possibile, proporre una nuova scadenza ragionevole per la consegna o per la soluzione del problema.
È essenziale anche esprimere la disponibilità a discutere ulteriormente la questione se necessario. Questo approccio non solo mostra una volontà di collaborare ma apre anche la strada a una comunicazione più fluida, dando al fornitore la possibilità di spiegare la situazione dal proprio punto di vista. Può rivelarsi utile offrire alternative di contatto, come un numero di telefono, per eventuali discussioni più immediate o dettagliate.
Concludere la mail con una chiusura positiva è altrettanto importante. Ringraziare il fornitore per l’attenzione e per qualsiasi sforzo compiuto per risolvere la situazione. Questo non solo è una cortesia fondamentale ma rafforza l’idea di valutare il rapporto con il fornitore come una collaborazione continua, nella quale entrambe le parti lavorano insieme verso un obiettivo comune.
Riepilogando, una mail di sollecito efficace mantiene un equilibrio tra la necessità di risolvere un problema immediato e il desiderio di preservare una relazione lavorativa positiva e produttiva. Esprimendo chiaramente e cortesemente le proprie preoccupazioni, fornendo tutti i dettagli necessari per facilitare una risoluzione rapida, e dimostrando un approccio flessibile e collaborativo, si possono affrontare efficacemente i ritardi o i problemi senza compromettere i rapporti con i fornitori.
Esempi di mail di sollecito al fornitore
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail di sollecito al fornitore.
Primo esempio di mail di sollecito al fornitore
Oggetto: Sollecito Disponibilità e Consegna Ordine – [Nome della Vostra Azienda] – Ordine Nr. [Numero Ordine]
Gentile [Nome del fornitore o del responsabile],
Mi permetto di scrivervi in merito all’ordine Nr. [Inserire Numero Ordine] effettuato in data [Inserire Data Ordine] per [Inserire dettaglio dell’ordine], del quale ad oggi non abbiamo ancora ricevuto conferma di spedizione o una data di consegna prevista.
Come discusso al momento dell’ordine, il materiale in questione risulta fondamentale per le nostre operazioni e necessitiamo di riceverlo entro il [Inserire Data Limite di Ricezione], per evitare ritardi nella nostra produzione/servizio ai nostri clienti.
Siamo consapevoli delle possibili complessità che possono sorgere durante la gestione degli ordini e restiamo flessibili su possibili soluzioni che possano agevolare entrambe le parti. Tuttavia, ci troviamo nella necessità di ricevere un aggiornamento immediato riguardo lo stato dell’ordine e una stima di consegna più precisa.
Per favore, fatemi sapere quanto prima se ci sono ostacoli o complicazioni che impediscono la pronta consegna, così da poter valutare insieme il da farsi.
Siamo a disposizione per discutere di eventuali soluzioni alternative che potreste proporre per ovviare al ritardo. La nostra priorità rimane quella di mantenere un rapporto commerciale proficuo e cooperativo con voi, pertanto apprezzeremmo una vostra tempestiva risposta.
Vi ringrazio in anticipo per la vostra attenzione e collaborazione e resto in attesa di un vostro cortese riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Posizione o Funzione]
[Nome della Vostra Azienda]
[Contatti Diretti – Email e Telefono]
Secondo esempio di mail di sollecito al fornitore
Oggetto: Sollecito Ordine nr. [Numero Ordine] – Mancata Consegna
Gentile [Nome del referente fornitore],
mi rivolgo a Lei in qualità di [tuo titolo/ruolo] dell’azienda [Nome della tua azienda], per sollecitare l’attenzione sulla consegna del nostro ordine nr. [Numero Ordine], inoltrato in data [Data Inizio Ordine] e che, secondo quanto concordato, avrebbe dovuto essere consegnato entro il [Data Consegna Convenuta].
Desideriamo ricordarLe che, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto la merce in questione, né comunicazioni circa eventuali ritardi o problemi nella produzione/spedizione. La mancata puntualità nella consegna sta causando problemi significativi ai nostri processi produttivi/alla nostra pianificazione, [qui puoi inserire dettagli specifici, se necessario, come la mancata disponibilità di prodotti per i clienti, ritardi nella produzione, ecc.].
Siamo consapevoli che imprevisti possono capitare, tuttavia gradiremmo essere informati tempestivamente per poter pianificare di conseguenza. Pertanto, Le chiediamo cortesemente di fornirci:
1. Una conferma immediata del ricevimento di questa mail.
2. Un aggiornamento sullo status attuale dell’ordine, comprensivo di una nuova data di consegna prevista.
3. Qualsiasi informazione rilevante che potrebbe aver causato il ritardo e le misure che la Vostra azienda sta prendendo per risolvere la situazione.
Siamo fiduciosi nella Vostra collaborazione e comprensione, e restiamo in attesa di un Vostro sollecito riscontro. Nel caso in cui non ricevessimo la merce né comunicazioni soddisfacenti entro i prossimi [numero di giorni] giorni, saremo costretti a valutare ulteriori azioni, compresa la possibilità di annullare l’ordine e rivolgerci ad altri fornitori per le nostre esigenze future.
Vi preghiamo di trattare questa richiesta con la massima urgenza e di tenere aperti i canali di comunicazione.
Certi della Vostra comprensione e collaborazione, inviamo cordiali saluti.
[Il tuo Nome]
[Il tuo Titolo/Ruolo]
[Il tuo Numero di Telefono]
[Il tuo Indirizzo Email]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
Terzo esempio di mail di sollecito al fornitore
Oggetto: Sollecito di consegna urgente – Ordine n. XXXX
Gentile [Nome del Referente],
Mi permetto di scrivervi in qualità di [Tua Posizione] di [Nome della Tua Azienda], in merito all’ordine n. XXXX effettuato in data [Inserire Data Ordine], del quale al momento non abbiamo ancora ricevuto la consegna nonostante la data concordata sia ormai passata da [Numero di giorni di ritardo].
Comprendiamo che possono verificarsi imprevisti che influenzano i tempi di produzione e consegna, tuttavia la mancata ricezione di tale ordine sta iniziando a impattare significativamente sulla nostra operatività. Pertanto, vi sollecitiamo a fornirci un aggiornamento immediato riguardo allo stato dell’ordine e alla data prevista per la consegna. È di fondamentale importanza per noi poter pianificare di conseguenza per evitare ulteriori disagi.
Inoltre, vi chiediamo cortesemente di informarci se sussistono delle difficoltà particolari che stanno ostacolando il processo di spedizione, affinché possiamo comprendere meglio la situazione ed eventualmente valutare insieme delle soluzioni alternative.
Desideriamo mantenere un rapporto professionale e collaborativo con voi, e comprendiamo che questi inconvenienti fanno parte delle dinamiche lavorative, ma sottolineiamo l’urgenza di una vostra risposta per evitare l’adozione di misure ulteriori che potrebbero riflettersi sulla nostra partnership futura.
Confidiamo in una vostra celere risposta e rimaniamo a disposizione per discutere di qualunque dettaglio relativo all’ordine in questione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome e Cognome]
[Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti Telefonici]
[Indirizzo E-mail]
Quarto esempio di mail di sollecito al fornitore
Oggetto: Sollecito per Mancata Consegna dell’Ordine N. [numero dell’ordine] – Richiesta Immediata di Aggiornamenti
Gentile [Nome del Contatto del Fornitore],
Mi permetto di scriverti in qualità di [tuo ruolo] di [nome della tua azienda] in merito all’ordine n. [inserire il numero dell’ordine], effettuato in data [data dell’ordine] e il cui termine di consegna era previsto per il [data prevista di consegna].
Ad oggi, [data attuale], non abbiamo ancora ricevuto la merce ordinata né comunicazioni in merito a eventuali ritardi. Questa mancanza sta iniziando a influenzare negativamente le nostre operazioni, mettendo in difficoltà la nostra pianificazione e la soddisfazione dei nostri clienti.
In considerazione del rispetto e della fiducia reciproci che hanno sempre caratterizzato la nostra relazione commerciale, ti chiedo cortesemente di fornirci un aggiornamento immediato sullo stato dell’ordine in questione. In particolare, saremmo grati di ricevere informazioni dettagliate riguardo:
1. La causa del ritardo e le eventuali azioni che la vostra azienda sta attuando per risolvere la situazione.
2. La nuova data prevista di consegna che possiamo comunicare ai nostri clienti.
3. Qualsiasi soluzione alternativa o compensazione che potreste proporre per mitigare l’impatto di questo ritardo sulla nostra attività.
Comprendiamo che imprevisti possono accadere e siamo pronti a collaborare con voi per trovare la soluzione più adatta a entrambe le parti, ma è fondamentale per noi ricevere comunicazioni tempestive e trasparenti.
Confidiamo in una tua rapida risposta e restiamo a disposizione per discutere di eventuali soluzioni che potrebbero aiutarci a superare questa situazione nel modo più efficace possibile.
Grazie per la tua attenzione e collaborazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti (telefono, email)]
[Indirizzo della tua azienda]