La proposta di locazione tra privati è un documento preliminare con cui una delle parti manifesta all’altra la volontà di stipulare un contratto di affitto a determinate condizioni. Serve a cristallizzare le condizioni essenziali dell’accordo, a “bloccare” temporaneamente l’immobile e a fornire una base scritta sulla quale redigere il contratto definitivo, riservando tempo per verifiche e approfondimenti prima della stipula formale.
Come scrivere proposta di locazione tra privati
Redigere una proposta di locazione tra privati richiede attenzione e chiarezza per evitare fraintendimenti e per tutelare entrambe le parti. La proposta ha natura di pre-contratto e pertanto è opportuno trattarla come un documento che, pur non sostituendo il contratto definitivo di locazione, può acquisire valore vincolante qualora venga accettata per iscritto dalla controparte. È quindi importante inserire in modo chiaro e completo gli elementi essenziali dell’accordo: l’identità delle parti, la descrizione puntuale dell’immobile, la durata della locazione e la data di decorrenza, l’ammontare del canone e le modalità di pagamento, nonché le condizioni accessorie quali la sublocazione, la presenza di un garante o la necessità di autorizzazioni amministrative. La chiarezza su questi punti riduce il rischio di contestazioni e facilita la trasformazione della proposta in contratto vero e proprio.
La prima parte della proposta deve contenere l’indicazione completa delle parti coinvolte. Nella prassi il proponente è spesso il futuro conduttore, ma niente vieta che la proposta sia avanzata dal proprietario. Vanno riportati nome, cognome, codice fiscale o partita IVA se presente, indirizzo e recapiti utili. Se il proponente richiede la presenza di un garante o di specifiche referenze economiche, è opportuno indicarlo fin da subito per evitare sorprese. La descrizione dell’immobile deve essere puntuale: l’indirizzo, la tipologia (appartamento, villetta, fondo commerciale), la superficie, il numero di vani e gli accessori quali box, cantina o arredi inclusi. Un errore o una descrizione generica possono rendere difficile la determinazione del contenuto effettivo della futura locazione.
La durata della locazione e la data di decorrenza costituiscono un altro elemento cruciale. La proposta deve specificare se si intende stipulare un contratto ordinario 4+4, un contratto transitorio, una locazione per studenti o altra tipologia contrattuale, con l’indicazione della durata prevista e della data di inizio e, se possibile, della data prevista per la stipula del contratto definitivo. Il canone va indicato in modo chiaro nella proposta, sia in termini di importo mensile che delle modalità di pagamento (bonifico, contanti, assegno) e della scadenza mensile. Quando è previsto un deposito cauzionale o una caparra confirmatoria per “bloccare” l’immobile è fondamentale specificare l’importo, le modalità di versamento e le condizioni di restituzione: la caparra confirmatoria viene comunemente versata a garanzia della serietà della proposta ma non deve essere confusa con il deposito cauzionale che sarà regolato nel contratto definitivo.
È opportuno inserire nella proposta clausole che definiscano le spese accessorie: chi pagherà le spese condominiali ordinarie e straordinarie, chi sarà titolare delle utenze e come saranno ripartite le manutenzioni ordinarie e straordinarie. Anche le condizioni di uso dell’immobile meritano una formulazione chiara: il divieto o meno di sublocazione, la possibilità di detenere animali domestici, la necessità di autorizzazioni per opere edili o per modifiche e la disciplina relativa alla restituzione dell’immobile al termine della locazione. Queste condizioni, se concordate sin dalla proposta, diventano parte integrante del perimetro negoziale e semplificano la stesura del contratto.
La procedura tipica prevede che, dopo la firma della proposta da parte del proponente, il proprietario possa accettare, rifiutare o formulare una controproposta. L’accettazione scritta della proposta da parte del proprietario è ciò che trasforma il documento in un impegno vincolante per entrambe le parti. Per questa ragione, è buona prassi indicare nella proposta il termine di validità entro il quale il destinatario deve comunicare l’eventuale accettazione, evitando così che la proposta rimanga aperta indefinitamente e produca incertezza. Quando viene versata una caparra confirmatoria a corredo della proposta, le conseguenze di un recesso successivo alla sua accettazione vanno chiaramente disciplinate: nella prassi il conduttore che recede senza giustificato motivo può perdere la caparra, mentre il locatore che recede dopo aver accettato la proposta può essere tenuto a restituirla raddoppiata. Queste regole, se non previste esplicitamente, sono comunque interpretate alla luce dei principi generali sulla caparra confirmatoria.
Prima della stipula del contratto definitivo è opportuno effettuare tutte le verifiche documentali necessarie: titolo di proprietà del locatore, eventuali ipoteche o vincoli che possano pregiudicare la locazione, regolarità degli impianti e conformità urbanistica se richiesto dalla natura dell’attività nel caso di uso commerciale. Nel caso di locazioni per finalità transitorie è importante indicare nella proposta il motivo della transitorietà e le condizioni che giustificano la durata ridotta. Nel caso di locazione di singole stanze in condivisione è utile dettagliare le regole di convivenza e la ripartizione delle spese comuni. La proposta non sostituisce il contratto e, indipendentemente dalla sua accettazione, il contratto definitivo dovrà essere redatto e registrato secondo le norme vigenti.
Per ridurre il rischio di contestazioni si raccomanda inoltre di allegare alla proposta eventuali documenti accessori quali l’inventario degli arredi, lo stato dell’immobile al momento della consegna e fotografie che documentino lo stato dei luoghi. Infine, la lingua e il registro utilizzati devono essere precisi e non ambigui: una proposta chiara e dettagliata tutela meglio le parti e facilita una rapida conversione in contratto, mentre formulazioni vaghe o incomplete possono generare controversie e ritardi nella chiusura dell’accordo.
Esempi proposta di locazione tra privati
Modello 1 – Proposta di locazione abitativa standard
Proponente (Locatore): _____________
Codice fiscale/Partita IVA: _____________
Indirizzo: _____________
Recapito telefonico: _____________
Email: _____________
Proposto (Conduttore): _____________
Codice fiscale: _____________
Indirizzo di residenza: _____________
Recapito telefonico: _____________
Email: _____________
Immobile oggetto della locazione:
Indirizzo: _____________
Tipologia (appartamento/villetta): _____________
Superficie: _____________
Vani: _____________
Accessori inclusi (arredi/box/cantina): _____________
Durata della locazione:
Inizio: _____________
Termine: _____________
Tipologia contratto (es. 4+4): _____________
Data di stipula definitivo contratto: _____________
Canone:
Canone mensile proposto: _____________ Euro
Modalità di pagamento (bonifico/contanti/assegno): _____________
Scadenza pagamento (giorno del mese): _____________
Deposito cauzionale (n mensilità): _____________
Spese condominiali (a carico di): _____________
Utenze e spese:
Utenze intestate a (Locatore/Conduttore): _____________
Spese straordinarie a carico di: _____________
Manutenzione ordinaria/straordinaria: _____________
Condizioni particolari:
Divieto di sublocazione: _____________
Animali domestici: _____________
Modifiche/imprese edili: _____________
Altre clausole: _____________
Stato dell’immobile e consegna:
Data consegna: _____________
Stato dell’immobile descrizione: _____________
Inventario allegato (sì/no): _____________
Accettazione della proposta:
La presente proposta è valida fino al: _____________
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma Locatore: _____________
Firma Conduttore: _____________
Modello 2 – Proposta di locazione per uso transitorio
Proponente (Locatore): _____________
Codice fiscale/Partita IVA: _____________
Indirizzo: _____________
Recapito: _____________
Proposto (Conduttore): _____________
Codice fiscale: _____________
Motivo della transitorietà (studio/lavoro/altro): _____________
Recapito: _____________
Immobile:
Indirizzo: _____________
Tipologia: _____________
Arredamento incluso: _____________
Periodo della locazione transitoria:
Inizio: _____________
Termine previsto: _____________
Durata massima: _____________
Canone e spese:
Canone mensile: _____________ Euro
Modalità pagamento: _____________
Deposito cauzionale: _____________ Euro
Spese condominiali (comprensive/esclusive): _____________
Utenze (a carico di): _____________
Obblighi e clausole:
Finalità d’uso (descrizione): _____________
Divieto di trasformare la destinazione d’uso: _____________
Eventuali penali per recesso anticipato: _____________
Condizioni di proroga: _____________
Consegna e restituzione:
Data consegna: _____________
Condizioni di restituzione e stato previsto: _____________
Evento di riconsegna anticipata e termini: _____________
Accettazione:
La presente proposta è valida fino al: _____________
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma Locatore: _____________
Firma Conduttore: _____________
Modello 3 – Proposta di locazione stanza in condivisione
Proponente (Locatore/Conduttore principale): _____________
Codice fiscale: _____________
Indirizzo dell’immobile: _____________
Recapito: _____________
Proposto (Richiedente stanza): _____________
Codice fiscale: _____________
Recapito: _____________
Descrizione stanza:
Posizione nell’appartamento: _____________
Superficie stanza: _____________
Arredo incluso: _____________
Uso esclusivo di bagno (sì/no): _____________
Condizioni di convivenza:
Regole comuni (pulizie, ospiti, orari): _____________
Ripartizione spese comuni (bollette, internet, pulizie): _____________
Quota mensile richiesta: _____________ Euro
Modalità e scadenza pagamento: _____________
Durata e rinnovo:
Inizio locazione stanza: _____________
Durata prevista: _____________
Possibilità di rinnovo (sì/no e condizioni): _____________
Deposito e garanzie:
Deposito cauzionale richiesto: _____________ Euro
Eventuali referenze richieste: _____________
Accettazione e termini:
Termine di validità della proposta: _____________
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma Locatore/Conduttore principale: _____________
Firma Richiedente stanza: _____________
Modello 4 – Proposta di locazione per uso commerciale / fondo
Proponente (Locatore): _____________
Codice fiscale/Partita IVA: _____________
Sede legale: _____________
Recapito: _____________
Proposto (Conduttore): _____________
Ragione sociale / Nome: _____________
Codice fiscale/Partita IVA: _____________
Recapito: _____________
Attività prevista: _____________
Immobile commerciale:
Indirizzo: _____________
Tipo immobile (fondo/ufficio/laboratorio): _____________
Superficie: _____________
Dotazioni (vetrine, impianti, magazzino): _____________
Durata e misura del canone:
Durata contratto proposta: _____________
Canone mensile/annuo: _____________ Euro
Indice di adeguamento del canone (ISTAT o altro): _____________
Deposito cauzionale: _____________ Euro
Spese condominiali e utenze (a carico di): _____________
Accessi e autorizzazioni:
Autorizzazioni amministrative necessarie (sì/no): _____________
Responsabilità per adeguamenti normativa: _____________
Orari di apertura esclusivi/limitazioni: _____________
Manutenzione e lavori:
Manutenzione ordinaria a carico di: _____________
Manutenzione straordinaria a carico di: _____________
Permessi per lavori interni (sì/no e condizioni): _____________
Clausole particolari:
Divieto di sublocazione: _____________
Eventuali garanzie bancarie o fideiussioni richieste: _____________
Penali per inadempimento: _____________
Accettazione della proposta:
La presente proposta è valida fino al: _____________
Luogo: _____________
Data: _____________
Firma Locatore: _____________
Firma Conduttore: _____________
Fac simile proposta di locazione tra privati Word
Qui puoi trovare un fac simile in formato Word del modello di proposta di locazione tra privati, pronto per essere scaricato e personalizzato con i dati delle parti e le clausole concordate.
