Una mail richiesta contributo è una comunicazione inviata per sollecitare la collaborazione o il supporto di una persona o di un’entità, in forma di risorse, contenuti, informazioni o finanziamenti, per un determinato progetto, evento o causa. Nella sua struttura, si prefigge di esporre chiaramente lo scopo della richiesta, dettagliando il contesto, gli obiettivi desiderati e, se del caso, il modo in cui il contributo sarà utilizzato. È fondamentale che essa trasmetta un messaggio professionale, cortese e al contempo convincente, incentivando il destinatario a partecipare attivamente alla realizzazione dell’obiettivo proposto. La redazione di queste mail richiede abilità nel comunicare efficacemente l’importanza del contributo richiesto e nel stabilire una connessione con il destinatario, incoraggiando una risposta positiva.
Come scrivere una mail richiesta contributo
Scrivere una mail per richiedere un contributo richiede attenzione e precisione, poiché l’obiettivo è comunicare efficacemente la tua richiesta mantenendo un tono professionale e rispettoso. Una buona mail di questo tipo dovrebbe essere strutturata in modo da presentare chiaramente la tua richiesta, fornire un contesto sufficiente, motivare adeguatamente la tua domanda e, infine, indicare chiaramente cosa stai chiedendo.
Innanzitutto, è essenziale iniziare con un saluto formale. Questo dimostra rispetto e professionalità. Utilizza il nome del destinatario se lo conosci; altrimenti, una formulazione generica come “Gentile redazione” o “Alla cortese attenzione di” può essere adeguata. È importante personalizzare l’apertura il più possibile per stabilire una connessione diretta sin dall’inizio.
Subito dopo il saluto, è buona norma presentarsi brevemente. Questo non significa scrivere un’autobiografia, ma fornire abbastanza informazioni su di te o sull’organizzazione che rappresenti per stabilire credibilità e contesto. Se lavori per un’organizzazione, menziona la tua posizione e spiega brevemente cosa fa l’organizzazione.
Successivamente, è il momento di inquadrare la tua richiesta. Questa parte deve rispondere alla domanda: “Perché stai contattando proprio me/la mia organizzazione?” Qui devi fornire un contesto sufficiente per spiegare il motivo della tua richiesta di contributo. Se rappresenti un’organizzazione no-profit che cerca donazioni per un progetto specifico, descrivi il progetto in modo conciso e motivante. È importante connettere il destinatario al tuo scopo, mostrando perché dovrebbe interessargli.
La parte seguente della mail dovrebbe concentrarsi sul “cuore” della richiesta, cioè sul contributo che stai chiedendo. Sii specifico riguardo alla natura del contributo: è finanziario, materiale, di expertise? Quanto è cruciale il loro sostegno per il successo del tuo progetto o iniziativa? È qui che devi persuadere il destinatario che il suo contributo farà la differenza, quindi fornire dati, precedenti successi o testimonianze può essere molto efficace.
Infine, è vitale chiudere la mail in modo professionale e cortese, ringraziando il destinatario per il tempo dedicato alla lettura della tua richiesta. Invitalo a contattarti per ulteriori dettagli o per discutere la possibile collaborazione, fornendo le tue informazioni di contatto. Una chiusura adeguata potrebbe essere “Resto a disposizione per qualsiasi domanda e spero possiamo discutere ulteriormente di questa meravigliosa opportunità. Grazie per il vostro tempo e considerazione.”
In conclusione, ricordati di rileggere attentamente la mail per correggere eventuali errori grammaticali o di battitura e assicurati che il tono sia adeguato e rispettoso. Una mail ben scritta che contiene tutte le informazioni di cui sopra non solo dimostra professionalità ma aumenta anche significativamente le possibilità che la tua richiesta di contributo riceva una risposta positiva.
Esempi di mail richiesta contributo
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail richiesta contributo.
Primo esempio di mail richiesta contributo
Oggetto: Richiesta di contributo per pubblicazione speciale sulla sostenibilità ambientale
Gentile Prof. [Cognome],
Sperando che questa mail La trovi bene, mi prendo la libertà di contattarLa per una collaborazione che consideriamo di grande rilevanza per il nostro settore e per i contributi significativi che Lei ha apportato finora alla ricerca sulla sostenibilità ambientale.
Sono [il Tuo Nome], redattore per la rivista [Nome della Rivista], una pubblicazione che si dedica alla divulgazione di studi, recensioni e articoli di punta nel campo dell’ambiente, della sostenibilità e delle tecnologie verdi. La nostra missione è quella di informare la comunità scientifica e il pubblico più vasto riguardo alle ultime ricerche, tendenze e innovazioni che possono guidare verso un futuro più sostenibile.
In occasione della prossima Giornata Mondiale della Terra, stiamo preparando un numero speciale intitolato “Innovazione e Sostenibilità: Verso un Futuro Verde” e saremmo onorati di includere un contributo da parte Sua. Siamo convinti che la Sua esperta analisi, unita alle Sue recenti ricerche, possano arricchire enormemente il dibattito e fornire preziosi spunti di riflessione ai nostri lettori.
La invitiamo quindi a contribuire con un articolo, una review o uno studio di caso che illustri i più recenti progressi nel campo della sostenibilità ambientale, o eventualmente una riflessione critica sulle sfide future che attendono il nostro pianeta e le possibili soluzioni. Saremmo lieti di discutere eventuali temi di Suo interesse e di fornirLe tutte le specifiche necessarie per la preparazione del manoscritto.
Per quanto riguarda i dettagli pratici:
– La lunghezza consigliata per il contributo è tra le 3000 e le 5000 parole.
– I manoscritti saranno sottoposti a un rigoroso processo di revisione paritaria.
– La scadenza per l’invio dei contributi è fissata per il [Data di Scadenza].
– Non sono previste spese di pubblicazione per gli autori invitati in questo numero speciale.
Sperando vivamente in una Sua positiva risposta, rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore informazione o chiarimento. La ringraziamo per l’attenzione e per il tempo dedicato a questa nostra richiesta.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
Redattore, [Nome della Rivista]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
Secondo esempio di mail richiesta contributo
Oggetto: Richiesta di contributo per [Nome della Campagna/Progetto/Evento]
Gentile [Nome del Destinatario],
Mi permetto di contattarti in qualità di [tuo titolo/posizione] presso [nome dell’organizzazione], un’organizzazione che [breve descrizione dell’organizzazione e della sua missione – ad esempio: “si impegna nel sostegno dei giovani artisti”, “opera per la tutela dell’ambiente” ecc.].
Stiamo organizzando [descrizione breve dell’evento o progetto, ad esempio: “un seminario sulla sostenibilità ambientale”, “una campagna di sensibilizzazione sulla salute mentale”, ecc.], che si terrà il [data] presso [luogo, se applicabile]. Crediamo fermamente che questa iniziativa porterà un significativo cambiamento/valore aggiunto in [breve descrizione dell’obiettivo o dell’impatto che si vuole avere, ad esempio: “promuovendo pratiche sostenibili”, “sensibilizzando il pubblico sull’importanza della salute mentale”, ecc.].
Per realizzare questo progetto, stiamo cercando il sostegno di individui e organizzazioni che condividano i nostri stessi valori e che siano disposti a contribuire, sia economicamente che attraverso risorse e competenze. È per questo che mi rivolgo a te/voi, sperando che tu/sia possa essere interessato/a/i a supportare questa causa.
Il tuo/il vostro contributo potrebbe assumere diverse forme, ad esempio:
– Contributo finanziario.
– Fornitura di risorse o servizi.
– Sponsorizzazione di specifiche parti dell’evento/progetto.
– Divulgazione e promozione tra i tuoi/voi contatti e reti.
Ogni aiuto, piccolo o grande che sia, sarà fondamentale per il successo di questo progetto e sarà riconosciuto in modo appropriato [specificare eventuali benefici per il donatore, ad esempio: “attraverso visibilità nei nostri materiali di comunicazione, menzione durante l’evento, ecc.”].
Saremo più che felici di discutere ulteriori dettagli e rispondere alle tue/voi domande relative a questo importante progetto. Puoi contattarmi direttamente a [la tua email] o tramite telefono al [il tuo numero di telefono].
Grazie per aver preso in considerazione la nostra richiesta. Speriamo sinceramente che tu possa unirti a noi in questa importante iniziativa.
Cordiali saluti,
[tuo nome]
[tua posizione]
[nome dell’organizzazione]
[contatti dell’organizzazione – email, telefono]
Terzo esempio di mail richiesta contributo
Oggetto: Richiesta di Contributo per il Progetto [Nome del Progetto]
Gentile [Nome del Destinatario],
Mi permetto di contattarLa per presentare un’iniziativa che crediamo possa interessarLa e che potrebbe trarre notevole beneficio dalla Sua partecipazione. Mi riferisco al progetto [Nome del Progetto], promosso dall’organizzazione [Nome dell’Organizzazione] di cui faccio parte.
Il progetto si prefigge di [Breve descrizione degli obiettivi del progetto], una missione che riteniamo fondamentale per [breve spiegazione dell’importanza del progetto e del beneficio per la comunità o il settore di interesse].
Per raggiungere questi obiettivi, stiamo cercando il supporto di partner e collaboratori che condividono la nostra visione e i valori alla base di questa iniziativa. La Sua esperta presenza in [settore di interesse o competenza] rappresenterebbe un contributo inestimabile al successo del progetto. In particolare, siamo alla ricerca di [specifica tipo di contributo richiesto, es. finanziamento, expertise, risorse, promozione] per poter realizzare al meglio le attività previste, tra cui [elenco di attività chiave del progetto].
In allegato troverà una proposta dettagliata del progetto, comprensiva di obiettivi, piano d’azione, budget previsto e modalità di realizzazione. Siamo ovviamente a completa disposizione per un incontro, in presenza o virtuale, durante il quale potremo approfondire ulteriormente tutti gli aspetti dell’iniziativa e discutere qualsiasi domanda o dubbio Lei possa avere.
Convinti che la Sua partecipazione potrebbe fare la differenza per il successo di [Nome del Progetto], speriamo vivamente che prenderà in considerazione la nostra proposta. Siamo certi che insieme possiamo realizzare qualcosa di straordinario, che avrà un impatto significativo su [popolazione o settore beneficiario].
In attesa di un Suo gentile riscontro, La ringrazio anticipatamente per l’attenzione dedicata alla nostra richiesta e resto a Sua completa disposizione per ogni ulteriore chiarimento o informazione.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome completo]
[Posizione/Ruolo]
[Contatti – numero di telefono, e-mail]
[Nome dell’Organizzazione]
[Indirizzo dell’Organizzazione]
Quarto esempio di mail richiesta contributo
Oggetto: Richiesta di Contributo per Conferenza Internazionale su Sostenibilità e Innovazione
Gentile [Nome del destinatario],
Mi permetto di contattarvi in qualità di [la tua posizione], rappresentativo/a dell’ente [Nome del tuo ente/organizzazione], con l’intenzione di esporvi una stimolante opportunità di collaborazione che, crediamo, potrebbe risultare di reciproco interesse e beneficio.
Come forse già saprete, [Nome del tuo ente/organizzazione] è da anni impegnato/a nella promozione di iniziative legate alla sostenibilità ambientale, sociale ed economica, ponendo un’enfasi particolare sull’innovazione come motore di sviluppo e progresso.
In questo contesto, siamo lieti di annunciare che il prossimo [Data] avrà luogo la [Numero edizione] edizione della Conferenza Internazionale su Sostenibilità e Innovazione, un evento di risonanza internazionale che vedrà la partecipazione di eminenti figure del mondo accademico, della ricerca, dell’industria e delle istituzioni, tutti uniti dall’obiettivo comune di esplorare e discutere le più recenti innovazioni, sfide e soluzioni in ambito di sostenibilità.
La conferenza offrirà un ricco programma di keynote speeches, tavole rotonde, workshop e sessioni di networking, mirati a favorire lo scambio di conoscenze, l’avvio di collaborazioni e la divulgazione di best practice e studi di caso innovativi.
La ragione di questa mail è duplice. Da un lato, ci piacerebbe estendervi l’invito a partecipare attivamente all’evento, sia in qualità di speaker, per condividere la vostra preziosa esperienza e insight con un pubblico internazionale, sia come partecipanti, per arricchire il dibattito e le discussioni con la vostra autorevole presenza.
D’altro canto, siamo alla ricerca di partner e sponsor che desiderino associare il loro nome a questo prestigioso evento. Questo rappresenterebbe un’eccezionale opportunità per la vostra organizzazione di accrescere la sua visibilità a livello internazionale, dimostrando al contempo il suo impegno nei confronti della promozione della sostenibilità e dell’innovazione.
In allegato, troverete una brochure dettagliata dell’evento, comprendente informazioni su modalità di partecipazione, opportunità di sponsorizzazione e benefici correlati. Saremmo felici di discutere ulteriormente di questa opportunità con voi e di esplorare insieme le possibili forme di collaborazione.
Rimaniamo a vostra completa disposizione per qualsiasi informazione aggiuntiva o per organizzare un incontro, se riteneste sia utile, al fine di approfondire la discussione. .
Confidiamo nella possibilità di avviare una collaborazione fruttuosa che possa trarre beneficio da questa iniziativa congiunta.
In attesa di un vostro gentile riscontro, colgo l’occasione per porgervi i miei più cordiali saluti.
[Il tuo nome]
[La tua posizione]
[Il tuo contatto – telefono e mail]
[Nome del tuo ente/organizzazione]
[Indirizzo del tuo ente/organizzazione]