La mail a un fornitore è una forma di comunicazione scritta inviata elettronicamente attraverso il servizio di posta elettronica. Questo tipo di messaggio ha lo scopo di stabilire, mantenere o modificare una relazione commerciale con un’entità che fornisce beni o servizi. Il tono e il contenuto di queste mail variano a seconda dell’obiettivo specifico: possono spaziare da richieste di informazioni, ordinazioni di prodotti, chiarimenti su termini di consegna e pagamenti, fino a reclami o feedback sul servizio. La chiarezza e la professionalità sono elementi chiave, poiché un messaggio ben strutturato favorisce una comunicazione efficace, contribuendo a mantenere rapporti commerciali positivi e produttivi.
Come scrivere una mail a un fornitore
Nella scrittura di una mail a un fornitore è importante ricordare che si sta intrattenendo una comunicazione professionale, pertanto, è fondamentale essere chiari, concisi e cortesi. La composizione della mail dovrebbe avvenire seguendo un filo logico che faciliti la comprensione e l’azione del destinatario.
Inizialmente, si dovrebbe presentare un saluto formale, seguito dall’introduzione di sé stessi e della propria organizzazione, se non si è ancora stabilita una comunicazione precedente o se si ritiene che il destinatario possa non ricordare immediatamente chi siamo. Questo aiuta a stabilire un contesto e a rafforzare la relazione professionale.
Successivamente, si dovrebbe entrare nel cuore della questione, esponendo con precisione il motivo per cui si sta contattando il fornitore. Qui è essenziale essere diretti ma educati, indicando specificamente cosa si sta richiedendo o qual è l’oggetto del messaggio. Un approccio efficace consiste nell’andare dritti al punto, evitando divagazioni che potrebbero confondere il destinatario.
Nello specificare la richiesta, è anche utile fornire tutti i dettagli necessari a consentire al fornitore di rispondere in modo adeguato. Questo può includere numeri di ordine, specifiche del prodotto, date desiderate per la consegna, o particolari accordi finanziari. Fornire queste informazioni in modo chiaro e organizzato può prevenire malintesi e ritardi.
È importante anche esprimere disposizione ad ulteriori discussioni o incontri per chiarire ulteriormente la richiesta, dimostrando apertura e volontà a collaborare per raggiungere la migliore soluzione possibile.
Concludendo la mail, un ringraziamento per il tempo e l’attenzione dedicati alla vostra comunicazione conferisce un tono cortese e professionale. Un invito a rispondere, magari indicando una tempistica entro cui si spera di ricevere una risposta, stabilisce delle aspettative chiare senza risultare impositivi.
Non va dimenticato l’importanza di chiudere con una chiusura formale e la propria firma, che dovrebbe includere il proprio nome, la posizione in azienda, e i contatti (numero di telefono, email aziendale) per eventuali comunicazioni future.
La chiave di una mail efficace a un fornitore sta nella capacità di essere diretti e informativi, pur mantenendo un tono professionale e cordiale. Ciò non solo facilita i processi di business, ma rafforza anche le relazioni professionali a lungo termine.
Esempi di mail a un fornitore
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail a un fornitore.
Richiesta preventivo dettagliato (RFQ)
Oggetto: Richiesta di preventivo per [prodotto/servizio] – [Rif. interno]
Spett.le [Ragione Sociale],
siamo interessati all’acquisto di [prodotto/servizio] e desideriamo ricevere un preventivo dettagliato. Di seguito le specifiche:
- Descrizione/part number: [codice] – [descrizione]
- Quantità: [q.tà] (con eventuali scaglioni prezzo: [q1/q2/q3])
- Requisiti tecnici/qualità: [norme/certificazioni: es. ISO, CE]
- Termini di resa (Incoterms 2020): [EXW/FCA/CIF/DDP] – [luogo]
- Lead time richiesto: [gg/sett.]
- MOQ/MOQ tooling: [dati]
- Condizioni di pagamento: [es. 30/60 gg fm]
- Validità offerta: [data]
Vi chiediamo di includere: costi unitari + sconti quantità, costi accessori (imballo/trasporto), garanzia, eventuali campioni.
Restiamo in attesa del vostro riscontro entro [data].
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] – [Telefono] – [Email]
Emissione ordine d’acquisto e richiesta conferma (PO/OC)
Oggetto: Invio Ordine di Acquisto n. [PO-xxxx] – Richiesta Conferma
Gentile [Referente],
allego l’Ordine d’Acquisto n. [PO-xxxx] relativo a [prodotto/servizio] per [q.tà].
Vi chiediamo cortese Conferma d’Ordine (OC) con:
- Prezzo unitario e totale
- Data di consegna prevista / slot di ritiro
- Termini di resa e trasporto
- Condizioni di pagamento e banca d’appoggio
- Referente operativo e recapiti
Per la fatturazione/e-fattura indicare: [dati fiscali, PEC/codice destinatario].
Grazie per un riscontro entro [data/ora].
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Azienda]
Sollecito consegna / richiesta aggiornamento ETA
Oggetto: Sollecito consegna Ordine [PO-xxxx] – Richiesta nuova ETA
Spett.le [Ragione Sociale],
in riferimento all’ordine [PO-xxxx] con consegna prevista il [data], vi chiediamo un aggiornamento sullo stato spedizione e la nuova ETA.
Se sono emerse criticità, proponete per favore:
- Data alternativa più vicina
- Spedizione parziale [si/no] con quantità disponibili
- Eventuali azioni di mitigazione (upgrade trasporto, priorità produzione)
L’ordine è critico per [progetto/cliente] con scadenze a [data].
Grazie per il pronto riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
Segnalazione non conformità (NCR) e richiesta CAPA
Oggetto: Non conformità su DDT/Fattura [n.] – Richiesta azioni correttive
Gentile [Referente],
a seguito dei controlli in accettazione su [prodotto/lotto] (DDT [n.] del [data]), abbiamo riscontrato le seguenti non conformità:
- [Difetto 1] – foto/doc allegati
- [Difetto 2] – quantità coinvolta: [q.tà]
Vi chiediamo di:
- indicare cause e azioni correttive/preventive (CAPA);
- proporre sostituzione/rifacimento o nota di credito entro [data];
- confermare il ritiro materiale (RMA) se necessario.
Allegati: report NCR, foto, registrazioni metrologiche.
Restiamo in attesa di vostro piano d’azione.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Qualità/Acquisti]
Revisione prezzi e condizioni (negoziazione)
Oggetto: Revisione condizioni economiche – [Famiglia articoli/Contratto]
Spett.le [Ragione Sociale],
alla luce dei volumi consolidati e della pianificazione [YTD/prossimo trimestre], chiediamo una revisione delle condizioni su [articoli/servizi].
Proposta di lavoro:
- Sconti quantità agli scaglioni [q1/q2/q3]
- Prezzi indicizzati a [indice materie prime] con trigger ± [%]
- Congelamento prezzi per [n] mesi a fronte di forecast vincolante
- Ottimizzazione logistica (lotti minimi, consegne programmate)
Possiamo fissare un confronto [data/ora] per chiudere l’accordo.
Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
Richiesta campioni e documentazione tecnica
Oggetto: Richiesta campioni/test e schede tecniche – [Prodotto]
Gentile [Referente],
per la qualifica del [prodotto] vi chiediamo l’invio di [q.tà] campioni a [indirizzo] e la seguente documentazione:
- Scheda tecnica/TDS e SDS
- Dichiarazioni REACH/RoHS/Conformità (se applicabili)
- Certificazioni qualità [ISO 9001/…]
- Istruzioni d’uso/imballo e specifiche packaging
Tempistiche ideali: ricezione entro [data], test entro [data].
Grazie fin d’ora per il supporto.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
Onboarding nuovo fornitore (anagrafica e compliance)
Oggetto: Avvio collaborazione – Documenti per onboarding fornitore
Spett.le [Ragione Sociale],
per completare l’onboarding vi chiediamo di inviare/compilare:
- Questionario fornitore (allegato)
- Dati fiscali e bancari (IBAN, intestazione, termini pagamento)
- Certificazioni [ISO/SA8000/ambientali] e politiche ESG
- Copia NDA firmata
- Referenti commerciali e operativi (email/telefono)
- Indicazioni logistiche: orari carico/scarico, vettori preferiti
Una volta ricevuti i documenti, abiliteremo l’anagrafica e confermeremo i PO.
Grazie per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Ufficio Acquisti – Azienda]
Specifiche imballo, etichettatura e prenotazione scarico
Oggetto: Istruzioni di imballo/etichettatura e booking scarico – [Ordine/Progetto]
Gentile [Referente],
per uniformare le consegne relative a [PO/Progetto], vi indichiamo le specifiche logistiche:
- Imballo: pallet [EUR/USA], h max [cm], filmatura, angolari
- Etichetta: GS1-128/QR, riferimenti PO/part number/lotto
- Documenti: DDT con [PO-xxxx], packing list, CMR (se export)
- Booking scarico: prenotazione su [portale/mail] con [preavviso h]
Chiediamo conferma presa visione e applicazione a partire dalle spedizioni del [data].
Grazie!
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Logistica/Acquisti]
Contestazione fattura e richiesta nota di credito
Oggetto: Anomalia fattura n. [xxx] – Richiesta nota di credito
Spett.le [Ragione Sociale],
abbiamo riscontrato un’anomalia sulla fattura n. [xxx] del [data] riferita all’ordine [PO-xxxx]:
- Prezzo non conforme al listino/OC: [€ atteso] vs [€ fatturato]
- Quantità: [q.tà consegnata] vs [q.tà fatturata]
- Spese accessorie non previste: [dettaglio]
Vi chiediamo di emettere una nota di credito per [importo] e riemettere fattura corretta.
Allegati: OC, DDT, estratto ricezione e dettaglio contestazione.
Grazie per la tempestiva gestione.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Amministrazione/Acquisti]
Rinnovo/aggiornamento accordo quadro con KPI
Oggetto: Rinnovo accordo quadro [anno/periodo] – Proposta aggiornamento KPI/condizioni
Gentile [Referente],
in vista del rinnovo dell’accordo quadro proponiamo i seguenti adeguamenti:
- Prezzi: mantenimento con revisione indicizzata a [indice]
- KPI: OTD ≥ [%], PPM difetti ≤ [valore], lead time [gg]
- Service level: stock di sicurezza [gg], VMI/consignment (se applicabile)
- Reportistica: dashboard mensile + QBR (Quarterly Business Review)
Siamo disponibili a un incontro in [data/ora] per condividere i dettagli e firmare l’addendum.
Grazie per la collaborazione di questi mesi/anni.
Cordiali saluti,
[Nome Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] – [Contatti]