La mail di sollecito reso è una comunicazione scritta inviata per richiamare l’attenzione sulla mancata restituzione di un oggetto prestato o di un prodotto ricevuto per errore, che necessita di essere restituito. Solitamente, questa tipologia di email viene impiegata in contesti professionali o commerciali, dove è fondamentale mantenere un tono cortese ma deciso, per sollecitare l’azione di reso senza compromettere la relazione con il destinatario. Il suo scopo primario è di ricordare gentilmente al destinatario gli accordi presi in precedenza riguardo la restituzione, evidenziando i termini stabiliti e, se necessario, le procedure da seguire per il reso. Nel redigere una tale comunicazione, è essenziale esprimersi in modo chiaro e diretto, fornendo tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa agire in conformità con la richiesta, facilitando così la risoluzione della questione in maniera efficace e tempestiva.
Come scrivere una mail di sollecito reso
Scrivere una mail di sollecito per un reso non evaso è un’arte delicata che richiede sia fermezza che gentilezza, oltre a un pizzico di strategia comunicativa. Quando ti appresti a redigere una mail di questo genere, stai essenzialmente cercando di risolvere un problema o di accelerare un processo che sembra essere rimasto in sospeso. Ecco come si potrebbe strutturare un tale messaggio, evitando elenchi ma concentrandosi su un flusso logico e persuasivo.
Inizia con un saluto cordiale. Se conosci il nome della persona a cui stai scrivendo, usalo. Questo personalizza la comunicazione e attira l’attenzione del destinatario. Un inizio personalizzato ha maggiore probabilità di ricevere una risposta positiva rispetto a un approccio impersonale.
La tua introduzione dovrebbe immediatamente chiarire il motivo della mail senza aggirare troppo l’argomento. Una frase che riconosca la relazione o le interazioni precedenti può essere un buon punto di partenza. Ad esempio, potresti iniziare con una frase che riassume brevemente la tua richiesta precedente di reso e menziona che non hai ancora ricevuto risposta o conferma.
Segue poi la parte centrale dell’email, dove espliciti con precisione e cortesia il cuore del problema. È cruciale fornire qui tutti i dettagli necessari come il numero d’ordine, la data dell’acquisto, la data della richiesta di reso e ogni altra informazione che possa aiutare il destinatario a identificare e accelerare la pratica in sospeso. È importante mantenere un tono professionale e cortese, persino comprensivo. Ricorda che l’obiettivo è facilitare una risoluzione, non attribuire colpe.
Un aspetto fondamentale da includere in questa parte è la tua aspettativa o la richiesta specifica di ciò che spereresti accadesse. Sebbene ciò possa sembrare ovvio (la finalizzazione del reso), esplicitarlo serve a evitare malintesi e dimostra che hai un percorso d’azione chiaro in mente. Se ci sono scadenze rilevanti (come la fine del periodo di reso), menzionale qui in modo educato ma chiaro.
Verso la conclusione, è utile esprimere la tua disponibilità a collaborare o a fornire ulteriori informazioni se necessario. Ciò dimostra apertura al dialogo e volontà di risolvere la situazione in modo amichevole.
Chiudi la tua mail con un ringraziamento anticipato per l’attenzione e l’azione che il destinatario impiegherà nella risoluzione della questione. Un saluto cordiale e la tua firma finale (con eventuali recapiti) lasceranno un’impressione professionale e facilitano eventuali contatti futuri.
Ricordati di rileggere la mail per correggere eventuali errori di battitura o grammaticali, e considera l’idea di inserire nel “Cc:” un’altra email rilevante dell’azienda, se pensi che possa accelerare il processo.
Rispettare questi passaggi ti aiuterà a comporre una mail di sollecito per un reso non solo efficace ma anche professionale, aumentando le probabilità di una risoluzione veloce e soddisfacente.
Esempi di mail di sollecito reso
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail di sollecito reso.
Promemoria gentile per reso in attesa
Oggetto: Promemoria reso in attesa – [RMA/Ordine n. X]
Gentile [Nome],
in data [data autorizzazione] abbiamo confermato il reso relativo all’ordine [n. X]. A oggi il pacco non risulta pervenuto al nostro magazzino.
Per completare rapidamente:
- stampa l’etichetta: [link etichetta]
- inserisci nel pacco il modulo di reso: [link modulo]
- indirizzo di spedizione: [indirizzo completo]
Se hai già spedito, inviaci cortesemente il tracking. In caso di necessità, siamo disponibili a supportarti.
Grazie,
[Nome e Cognome] – [Azienda]
[Telefono] | [Email]
Sollecito operativo con scadenza etichetta
Oggetto: Etichetta di reso in scadenza il [data] – azione richiesta
Buongiorno [Nome],
l’etichetta di reso per [RMA/Ordine n. X] scade il [data] alle [ora]. Non abbiamo ancora ricevuto il pacco.
Puoi scegliere come procedere:
- consegna entro la data presso il punto [corriere/pick-up]
- richiedi subito una nuova etichetta (te la inviamo via email)
- prenota il ritiro a domicilio indicando due fasce orarie
Resto in attesa di un breve riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome] – [Reparto Resi, Azienda]
Sollecito formale con riferimento contrattuale
Oggetto: Sollecito formale restituzione beni – [PO/Contratto n. Y]
Spett.le [Ragione Sociale],
ai sensi delle condizioni d’acquisto [riferimento clausola], il reso relativo a [documento/ordine] doveva essere effettuato entro [data]. Ad oggi non risulta consegnato.
Vi invitiamo a:
- predisporre la spedizione entro e non oltre [nuova data]
- inviare DDT e tracking al nostro Ufficio Logistica
- confermare integrità, imballi e seriali inclusi
In difetto, applicheremo le misure previste da contratto.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Azienda] | [PEC] | [Telefono]
Sollecito collaborativo con proposta di ritiro a nostre spese
Oggetto: Possiamo ritirare noi il tuo reso? – [RMA n. X]
Ciao [Nome],
per evitare ulteriori attese, proponiamo di organizzare noi il ritiro del reso a nostre spese.
Ci indichi:
- indirizzo e referente
- due fasce orarie preferite
- eventuali note di accesso
Ricordati di inserire modulo e accessori originali. Attendo conferma per programmare il corriere.
Grazie mille,
[Nome] – Customer Care [Azienda]
Sollecito sintetico per dirigenti
Oggetto: Reso [RMA X] non pervenuto – conferma entro oggi
Gentile [Titolo e Cognome],
il reso relativo all’ordine [n. X] non è ancora arrivato. Per chiudere la pratica, abbiamo bisogno entro oggi di:
- data di spedizione e tracking oppure
- richiesta ritiro con nostra logistica
Grazie per l’attenzione.
[Nome e Cognome] – [Ruolo]
[Contatti]
Follow-up dopo contatto telefonico
Oggetto: A seguito della nostra chiamata del [data] – reso in attesa
Buongiorno [Nome],
come concordato al telefono, restiamo in attesa del reso per [RMA/Ordine n. X]. Di seguito il riepilogo operativo:
- indirizzo di spedizione: [indirizzo]
- corriere consigliato e codici: [corriere/tracking]
- contenuto obbligatorio: [elenco accessori/documenti]
Ti chiediamo cortese spedizione entro [data]. Se servono imballi o etichette, rispondi a questa email e te li inviamo.
Grazie,
[Nome] – [Azienda]
Ultimo sollecito prima di chiusura pratica
Oggetto: Ultimo sollecito – chiusura pratica reso il [data]
Gentile [Nome],
non avendo ricevuto il reso relativo a [RMA/Ordine n. X], ti informiamo che la pratica verrà chiusa il [data], come da policy resi.
Per mantenerla attiva:
- spedisci entro la data indicata e invia il tracking
- oppure chiedi il ritiro a domicilio rispondendo a questa email
In mancanza di riscontro, non potremo garantire rimborso/nota di credito.
Cordiali saluti,
[Nome] – [Reparto Resi, Azienda]
Sollecito e-commerce con istruzioni passo-passo
Oggetto: Il tuo reso è quasi fatto – ecco gli ultimi passaggi
Ciao [Nome],
abbiamo autorizzato il reso dell’ordine [n. X] ma il pacco non è ancora partito. Bastano tre passi:
- stampa l’etichetta: [link]
- inserisci modulo e articoli non usati con tag originali
- consegna entro [data] nel punto [corriere] più vicino: [link mappa]
Se preferisci il ritiro a casa, rispondi con giorno e orario. Siamo qui per aiutarti.
A presto,
Team [Azienda]
Sollecito per prodotto difettoso in garanzia
Oggetto: Reso per verifica in garanzia – azione necessaria
Gentile [Nome],
per procedere alla sostituzione/riparazione del prodotto [modello/seriale], è indispensabile ricevere il reso associato a [RMA n. X]. Non lo abbiamo ancora registrato a sistema.
Ricordiamo:
- backup dei dati e rimozione account personali
- imballo protettivo e accessori inclusi
- compilazione modulo difetto e numero di serie
Indicaci se preferisci ritiro o consegna in punto autorizzato.
Grazie della collaborazione,
[Nome] – Assistenza Tecnica [Azienda]
Sollecito B2B per reso invenduto/consignment
Oggetto: Programma resi Q[trimestre] – ritiro merci invendute
Spett.le [Ragione Sociale],
nell’ambito del programma resi Q[trimestre], risultano ancora da restituire i seguenti articoli relativi all’ordine [n. X]: [SKU/qty]. Il termine previsto era il [data].
Proponiamo:
- ritiro pallet entro [nuova data]
- consolidamento con DDT n. [numero]
- invio packing list e foto pallet 24h prima del ritiro
Restiamo in attesa di conferma finestra oraria e contatti di magazzino.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome] – Supply Chain
[Azienda] | [Email] | [Telefono]