Una mail formale per spostare un appuntamento è una comunicazione scritta inviata tramite mail con lo scopo di notificare alla controparte la necessità di modificare la data o l’orario di un incontro precedentemente concordato. Tale comunicazione si caratterizza per un tono e uno stile rispettosi e professionali, dove sono presenti tutte le informazioni necessarie per facilitare la ricollocazione dell’appuntamento, quali la proposta di nuove date o orari. È importante, in queste circostanze, esprimere anche le proprie scuse per il disagio causato dal cambiamento e mostrare disponibilità per adattarsi alle esigenze dell’altra parte, al fine di preservare un rapporto cordiale e professionale.
Come scrivere una mail formale per spostare appuntamento
Scrivere una mail formale per spostare un appuntamento richiede attenzione e cura per assicurarsi che il messaggio sia chiaro, cortese e professionale. Quando si scrive una tale comunicazione, si deve iniziare con un saluto appropriato, usando una formula di cortesia che rifletta il livello di formalità della relazione con il destinatario, come “Gentile [Nome],” o “Egregio/a [Titolo e Cognome],”.
Subito dopo il saluto, è cruciale iniziare il corpo della mail con una frase che esprima il motivo della comunicazione in maniera cortese, magari introducendosi brevemente se si tratta del primo contatto. Questo aiuta a inquadrare il contesto della richiesta. Se il destinatario è già a conoscenza della situazione, una breve frase di riconoscimento del dialogo in corso può essere sufficiente.
Proseguendo, bisogna arrivare al cuore della questione: la necessità di spostare un appuntamento precedentemente fissato. È importante essere diretti ma cortesi, spiegando in modo chiaro e conciso la ragione della richiesta senza dilungarsi eccessivamente in dettagli non necessari. La chiarezza aiuta a prevenire malintesi e dimostra rispetto per il tempo del destinatario.
Un aspetto fondamentale di questa comunicazione è proporre alternative. Invece di limitarsi a cancellare o a chiedere di spostare l’appuntamento, offrire specifiche opzioni per la nuova data o il nuovo orario dimostra proattività e rispetto per l’impegno dell’altro. Presentare più opzioni può facilitare il ritrovamento di un accordo compatibile con gli impegni di entrambe le parti.
È anche essenziale includere una frase che esprima apertura alla discussione, indicando la disponibilità a negoziare la data e l’ora dell’appuntamento se le proposte iniziali non fossero convenienti. Questo atteggiamento flessibile contribuisce a mantenere una relazione positiva con il destinatario.
Dopo aver espresso la richiesta, è buona norma chiudere la mail con una frase di ringraziamento anticipato per la comprensione e la flessibilità, seguita da una chiusura formale, come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” e la propria firma, che dovrebbe includere il nome completo, titolo professionale se applicabile, e i contatti diretti come numero di telefono o e-mail secondaria, per facilitare la risposta.
Questa struttura non solo trasmette la richiesta in modo efficace ma dimostra anche professionalità e rispetto, elementi chiave in ogni comunicazione formale, specialmente quando si deve richiedere una modifica agli accordi presi.
Esempi di mail formale per spostare appuntamento
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail formale per spostare appuntamento.
Richiesta di rinvio dell’appuntamento del [data]
Oggetto: Richiesta di rinvio appuntamento del [data] – [oggetto incontro]
Gentile [Titolo e Cognome],
a causa di un impegno sopravvenuto, Le chiedo cortesemente di rinviare l’appuntamento previsto per il [data] alle [ora], relativo a [oggetto].
Resto disponibile nelle seguenti finestre alternative: [data/ora 1], [data/ora 2], [data/ora 3]. In alternativa, possiamo valutare un collegamento su [piattaforma] con la medesima agenda.
Mi scuso per l’inconveniente e La ringrazio per la comprensione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Recapiti]
Proposta di ripianificazione con slot alternativi
Oggetto: Proposta nuove disponibilità per l’incontro su [tema]
Egregio/a [Titolo e Cognome],
al fine di garantire un confronto adeguato, propongo di ripianificare il nostro incontro originariamente fissato per il [data] alle [ora]. Di seguito tre opzioni, tutte con la stessa durata ([min] minuti) e agenda:
- [giorno], [ora–ora]
- [giorno], [ora–ora]
- [giorno], [ora–ora]
Resto in attesa della Sua preferenza o, se necessario, di un’ulteriore indicazione.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Telefono] | [Email]
Spostamento per impedimento medico
Oggetto: Richiesta spostamento appuntamento per motivi di salute
Gentile [Titolo e Cognome],
purtroppo, per motivi di salute non potrò partecipare all’incontro del [data] alle [ora]. Qualora necessario, sono disponibile a fornire idonea documentazione.
Propongo di riprogrammare nella settimana del [data] con priorità per: [giorno/ora 1] o [giorno/ora 2]. Se preferisce, possiamo convertire l’appuntamento in videoconferenza su [piattaforma].
La ringrazio anticipatamente per la comprensione.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Riprogrammazione per ritardi di viaggio
Oggetto: Spostamento incontro causa ritardo mezzi – nuova disponibilità
Gentile [Titolo e Cognome],
Le scrivo per informarla che, a causa di un ritardo imprevisto del [volo/treno], non riuscirò a essere presente all’orario concordato del [data]. Per non arrecare disagi, propongo di ripianificare a: [data/ora 1] oppure [data/ora 2].
In alternativa, sono disponibile alla medesima ora in formato virtuale su [piattaforma].
Mi scuso per il breve preavviso e resto a disposizione.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Recapiti]
Anticipo dell’appuntamento, se di Suo gradimento
Oggetto: Proposta di anticipare l’incontro su [tema]
Egregio/a [Titolo e Cognome],
si è liberata una disponibilità che mi consente di anticipare l’appuntamento del [data] alle [ora]. Se di Suo gradimento, potremmo incontrarci già il [nuova data] alle [nuova ora], mantenendo identica agenda e durata.
Resto in attesa di un Suo gentile cenno di conferma o, in alternativa, confermiamo la data originaria.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Opzione delega in caso di urgenze
Oggetto: Spostamento incontro o partecipazione in delega
Gentile [Titolo e Cognome],
per sopravvenute esigenze operative non potrò presenziare alla riunione del [data] alle [ora]. Le propongo due alternative:
- ripianificazione a [data/ora 1] o [data/ora 2];
- partecipazione in mia delega della/ del [Titolo Nome Cognome], [ruolo], pienamente allineat[a/o] sui dossier.
Mi indichi gentilmente la preferenza.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
[Contatti]
Comunicazione con breve preavviso e scuse formali
Oggetto: Richiesta di riprogrammazione – scuse per il breve preavviso
Gentile [Titolo e Cognome],
mi permetto di disturbarLa per chiedere lo spostamento dell’appuntamento fissato per oggi [data] alle [ora], causa imprevisto non differibile. Comprendendo il disagio, metto a disposizione i seguenti slot prioritari: [ora 1], [ora 2], [ora 3], anche in modalità remota.
Ringrazio per la disponibilità e porgo le mie scuse per l’inconveniente.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Rinvio con nota organizzativa e stessa agenda
Oggetto: Rinvio incontro con mantenimento agenda e materiali
Egregio/a [Titolo e Cognome],
per assicurare la presenza di tutti i referenti necessari, Le propongo di rinviare l’appuntamento del [data] a una delle seguenti date: [data/ora 1] oppure [data/ora 2]. L’ordine del giorno e i materiali rimangono invariati; invierò un nuovo invito calendario una volta ricevuta conferma.
Grazie per l’attenzione e la collaborazione.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Spostamento incontro con cliente/fornitore e vincoli di progetto
Oggetto: Ripianificazione riunione operativa su [progetto]
Gentile [Titolo e Cognome],
considerata la necessità di acquisire un aggiornamento tecnico da un fornitore terzo, Le chiedo di riprogrammare l’incontro del [data] alle [ora]. Propongo: [data/ora 1] o [data/ora 2].
L’obiettivo è ottimizzare il confronto disponendo di tutte le informazioni critiche per le decisioni.
Resto in attesa di un Suo riscontro.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo] – [Azienda]
Selezione del personale: richiesta formale di nuova convocazione
Oggetto: Colloquio per [posizione] – richiesta di nuova data
Gentile [Titolo e Cognome],
La contatto in merito al colloquio previsto per il [data] alle [ora]. Per un imprevisto professionale, chiedo cortesemente di poter fissare una nuova convocazione, preferibilmente tra [finestra temporale] con disponibilità nelle fasce [ora 1] e [ora 2].
Resto a disposizione per adeguarmi alle Sue esigenze e La ringrazio per l’attenzione.
Cordialmente,
[Nome e Cognome]
[Recapiti]