Una proposta spettacolo teatrale è un documento che illustra in modo chiaro e articolato l’idea di messa in scena di un’opera destinata al pubblico. Serve a comunicare agli enti, ai teatri, ai festival e ai potenziali finanziatori la natura artistica del progetto, le necessità tecniche e logistiche, il piano economico e le informazioni contrattuali essenziali per sancire un rapporto professionale e consentire una corretta valutazione e programmazione dell’evento.
Come scrivere una proposta spettacolo teatrale
Redigere una proposta spettacolo teatrale richiede attenzione non solo agli aspetti creativi ma anche a un quadro contrattuale e normativo preciso che tuteli tutti i soggetti coinvolti, dall’autore agli interpreti, dalla compagnia al soggetto ospitante. In primo luogo è fondamentale definire chiaramente la titolarità dei diritti sul testo drammatico e sulle eventuali musiche: occorre indicare lo stato del testo (bozza, definitivo, diritti acquisiti) e specificare se la compagnia detiene l’autorizzazione scritta dell’autore o dei titolari dei diritti per la rappresentazione pubblica e per eventuali trasformazioni, adattamenti o traduzioni. La proposta deve altresì prevedere clausole sulla gestione delle royalties e dei compensi dovuti all’autore, indicando la modalità di rendicontazione e pagamento e il riferimento agli organismi di gestione collettiva eventualmente coinvolti, come SIAE o altre società di collecting, quando siano presenti musiche tutelate o diritti connessi.
Dal punto di vista contrattuale occorre inserire nella proposta una chiara descrizione delle figure professionali coinvolte e delle rispettive condizioni di ingaggio. Questo comporta specificare se gli interpreti sono assunti con contratto di lavoro subordinato, a progetto, con collaborazione occasionale o tramite prestazioni autonome; indicare la durata delle prestazioni, le retribuzioni, il regime contributivo applicabile, le modalità di emissione della fattura e ogni altro adempimento fiscale e previdenziale come INPS e INAIL. È opportuno precisare anche la responsabilità civile e penale in caso di infortuni sul palco o durante le prove, nonché le coperture assicurative richieste per i lavoratori e per lo spettacolo stesso, incluse polizze per danni a terzi, responsabilità civile verso il pubblico e assicurazioni per il materiale scenico e tecnico.
La proposta deve contenere un capitolo dedicato agli obblighi e alle responsabilità del teatro o dell’ente ospitante: capacità ricettiva e relative certificazioni, conformità alle norme di sicurezza e antincendio, gestione delle emergenze, limiti di capienza, permessi amministrativi per spettacoli pubblici e ogni certificazione tecnica richiesta per l’uso del palco e delle attrezzature. È indispensabile allegare, o rendere disponibile su richiesta, la planimetria tecnica della produzione, il rider tecnico e il rider logistico con le indicazioni su carico e scarico, punto luce e audio, esigenze di palcoscenico, spazi per camerini e deposito, oltre ai tempi necessari per allestimento e smontaggio, così da permettere una valutazione puntuale dei costi e dei tempi operativi.
Sul piano della tutela della privacy e della gestione dei dati, la proposta deve indicare le modalità di raccolta, conservazione e utilizzo dei dati personali relativi a spettatori, abbonati e collaboratori, specificando gli obblighi informativi e i consensi richiesti, con riferimento alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Se lo spettacolo prevede riprese audio-video, occorre prevedere nel contratto la regolamentazione dei diritti di immagine degli interpreti e del consenso a eventuali registrazioni, diffusione e vendita di materiale multimediale, con l’indicazione delle forme di remunerazione aggiuntiva per tali sfruttamenti e delle clausole di cessione o licenza dei diritti.
Elemento essenziale della proposta è il budget e la partizione economica del progetto: oltre a un preventivo dettagliato voce per voce, la proposta deve prevedere la richiesta economica al teatro o all’ente, le condizioni di pagamento, termini per fatturazione e anticipo, eventuali penali per cancellazione, e la previsione di casi di forza maggiore. Le clausole contrattuali dovrebbero disciplinare la proprietà intellettuale, la responsabilità per danni e la gestione delle entrate da biglietteria, nonché la possibilità di co-produzione e sponsorship con indicazione degli obblighi promozionali e delle contropartite previste.
Per le produzioni che coinvolgono minori o progetti educativi, la proposta deve includere la documentazione relativa ai permessi dei genitori, le misure di tutela e sicurezza, la presenza di personale qualificato per la protezione dei minori e le modalità di svolgimento delle prove, nonché le finalità didattiche e i risultati attesi. Le iniziative scolastiche o di comunità richiedono spesso una forma progettuale riconoscibile per l’accesso a bandi o fondi pubblici; è dunque utile allegare una sezione che espliciti gli obiettivi educativi, la metodologia, il calendario e i criteri di valutazione delle attività.
Infine, la proposta deve contemplare la pianificazione delle fasi creative e produttive: lettura e analisi del testo, stesura del concept registico, casting e selezione degli interpreti, prove tecniche e prove in costume fino al dress rehearsal. Per progetti intenzionati a percorsi di ricerca o sviluppo, va indicata la richiesta di residenze, workshop e il fabbisogno di spazi prova, specificando eventuali richieste di contributi economici mirati a sostenere tali fasi. Una proposta ben strutturata è allo stesso tempo documento artistico e contratto preliminare che, se redatto con cura e con la consulenza di un legale esperto in diritto d’autore e diritto del lavoro, minimizza i rischi di contenzioso, facilita il rapporto con istituzioni e operatori e aumenta la probabilità di concreta realizzazione dello spettacolo.
Esempio proposta spettacolo teatrale
Modello 1 — Proposta sintetica
Titolo spettacolo: _____________
Autore/i: _____________
Regia: _____________
Genere: _____________
Durata indicativa: _____________
Lingua: _____________
Numero attori/performer: _____________
Età consigliata del pubblico: _____________
Sinossi breve (max 200 parole): _____________
Obiettivo artistico: _____________
Target e pubblico previsto: _____________
Contatti (produzione): _____________
Disponibilità date: _____________
Modello 2 — Proposta artistico-creativa
Titolo spettacolo: _____________
Concept artistico: _____________
Ispirazioni e riferimenti: _____________
Testo/autore (stato del testo: bozza/completo/diritti): _____________
Regia e idea scenica: _____________
Scenografia (descrizione e esigenze): _____________
Costumi (descrizione e esigenze): _____________
Colonna sonora e musica (originale/licenziata): _____________
Luci (concept e esigenze tecniche): _____________
Numero e ruoli degli interpreti (con breve bio): _____________
Durata e tempi di entrata/uscita scena: _____________
Materiale visivo e promozionale disponibile: _____________
Obiettivi di ricerca/sviluppo (residenze, workshop): _____________
Note artistiche aggiuntive: _____________
Modello 3 — Proposta tecnico-organizzativa
Titolo spettacolo: _____________
Produzione/compagnia: _____________
Responsabile produzione: _____________
Contatti amministrativi: _____________
Requisiti spazio (palcoscenico, platea, outdoor): _____________
Piantina tecnica richiesta: _____________
Carico/scarico e esigenze logistiche: _____________
Personale tecnico previsto (light/sound/scene): _____________
Tempo di allestimento e disallestimento: _____________
Numero repliche e turni giornalieri: _____________
Necessità di prove in sala e giorni richiesti: _____________
Materiali trasportabili e imballaggi speciali: _____________
Assicurazioni e sicurezza (indicazioni): _____________
Contratti e documenti richiesti (SIAE, diritti, ecc.): _____________
Modello 4 — Proposta economica e promozionale
Titolo spettacolo: _____________
Preventivo stimato (voce per voce): _____________
Cachet artistici totali: _____________
Costi tecnici e di allestimento: _____________
Spese di trasporto e pernottamento: _____________
Costi di produzione e materiali di scena: _____________
Spese amministrative e assicurative: _____________
Eventuali sponsor o co-produzioni: _____________
Richiesta economica al teatro/ente (fee richiesto): _____________
Condizioni di pagamento e fatturazione: _____________
Strategia promozionale e canali previsti: _____________
Materiale stampa e cartellonistica disponibile: _____________
Richieste particolari per biglietteria e PR: _____________
Note contrattuali e clausole di cancellazione: _____________
Fac simile proposta spettacolo teatrale Word
Di seguito è disponibile un fac-simile in formato Word del modulo di presentazione della proposta spettacolo teatrale, pensato per agevolare la compilazione e l’invio alle strutture artistiche e amministrative competenti. Il modello Word contiene le sezioni artistiche, tecniche, organizzative ed economiche già predisposte per essere personalizzate e allegate alle richieste di finanziamento o alle proposte di programmazione.
