La mail per richiesta info fattura è una comunicazione scritta inviata allo scopo di richiedere informazioni dettagliate o chiarimenti riguardo a una fattura specifica. Questo tipo di mail è comune nel contesto aziendale o professionale, dove le transazioni economiche e la corretta documentazione delle stesse sono fondamentali per la gestione finanziaria. L’intento è di ottenere dettagli che possono riguardare discrepanze nei numeri, la richiesta di una copia della fattura se non è stata ricevuta, o qualsiasi altra informazione necessaria per la verifica, l’approvazione o il pagamento della fattura in questione. La mail deve essere chiara e concisa, specificando la fattura di cui si richiedono informazioni e il tipo di chiarimenti desiderati, allo scopo di facilitare una risposta rapida ed efficace.
Come scrivere una mail per richiesta info fattura
Nel redigere una mail per una richiesta di informazioni relativa a una fattura, è importante adottare un approccio chiaro e dettagliato, pur mantenendo una forma di cortesia e professionalità. Una mail di questo genere, benché orientata a un chiarimento o a una richiesta di dati mancanti o errati, deve essere costruita con cura per facilitare la risoluzione del problema e mantenere cordiali i rapporti professionali.
Per iniziare, è essenziale aprire la mail con un saluto formale, ad esempio, “Gentile [Nome del destinatario]” o “Egregio/Egregia [Nome del destinatario]”, a seconda del grado di formalità che si intende mantenere e della familiarità con il destinatario. Questa apertura contribuisce a instaurare un tono rispettoso.
Successivamente, è consigliabile introdurre brevemente se stessi e il motivo della mail, qualora il destinatario non sia già a conoscenza del contesto. Spiegare chiaramente il motivo per cui si sta scrivendo è cruciale; ad esempio, si può affermare che si sta contattando il destinatario per avere chiarimenti riguardo a una fattura specifica. È utile specificare il numero di fattura, la data di emissione e ogni altro dettaglio rilevante che può aiutare il destinatario a identificare rapidamente il documento di cui si sta parlando.
Dopo aver posato le basi, entrare nel cuore della richiesta. Descrivere specificamente quali informazioni si stanno cercando o quali aspetti della fattura sembrano essere errati o mancanti. Questa sezione è fondamentale perché fornisce al destinatario una comprensione chiara di ciò che è necessario per rispondere efficacemente alla richiesta. Sia che si tratti di dettagli mancanti sulla descrizione dei servizi, di discrepanze nei totali fatturati, di mancanza di dettagli del pagamento, o di qualsiasi altra questione relativa alla fattura, è importante essere il più precisi possibile per evitare malintesi e ulteriori scambi di comunicazione.
Una volta enunciata chiaramente la richiesta, è bene offrire la propria disponibilità per qualsiasi chiarimento aggiuntivo o per fornire ulteriori dettagli, se necessario. Questo non solo mostra proattività ma anche apertura verso un dialogo costruttivo.
Concludere la mail con una formula di cortesia, ringraziando il destinatario in anticipo per la sua attenzione e l’aiuto fornito. Ad esempio, “La ringrazio per l’attenzione e rimango in attesa di un suo gentile riscontro. Cordiali saluti, [Il tuo nome]”. Questo non solo chiude la comunicazione su un tono positivo ma anche rafforza l’importanza della richiesta.
Infine, non dimenticare di includere la propria firma elettronica, che dovrebbe contenere i propri dati di contatto, rendendo facile per il destinatario rispondere rapidamente alla richiesta.
Ricapitolando, una mail di richiesta informazioni su una fattura deve essere chiara, precisa e cortese, fornendo tutti i dettagli necessari per identificare la fattura in questione e specificando esattamente quale tipo di informazione o correzione sia necessaria. Con questo approccio, si favorisce una risoluzione efficace e tempestiva della questione.
Esempi di mail per richiesta info fattura
Di seguito è possibile trovare gli esempi di mail per richiesta info fattura.
Richiesta copia e dettagli della fattura
Oggetto: Richiesta informazioni e copia fattura n. {numero_fattura} del {data_emissione}
Gentile Ufficio Amministrazione,
vi contatto per avere maggiori informazioni sulla fattura n. {numero_fattura} del {data_emissione}, intestata a {ragione_sociale}.
Potete cortesemente inviarmi:
- copia in PDF e, se disponibile, file XML della fattura elettronica
- dettaglio delle voci con quantità, prezzi unitari e sconti applicati
- indicazione della scadenza e modalità di pagamento
Resto a disposizione per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti,
{Nome Cognome} | {Ruolo} | {Azienda} | {Telefono}
Chiarimenti su addebiti e differenze importi
Oggetto: Chiarimenti su voci e totale fattura n. {numero_fattura}
Buongiorno,
analizzando la fattura n. {numero_fattura} ho riscontrato differenze tra il totale atteso e l’importo fatturato. In particolare: {descrizione_differenze}.
Vi chiedo gentilmente di confermare:
- il listino/applicazione sconti di riferimento
- eventuali costi accessori (trasporto, contrassegno, bolli)
- la corretta aliquota IVA per ciascuna voce
Grazie in anticipo per il riscontro.
Un saluto,
{Nome Cognome}
Correzione dati di intestazione e riferimenti fiscali
Oggetto: Aggiornamento dati di fatturazione per fattura n. {numero_fattura}
Gentile Amministrazione,
abbiamo notato un’anomalia nei dati intestazione della fattura n. {numero_fattura}. I dati corretti sono:
- Ragione sociale: {ragione_sociale_corretta}
- Indirizzo: {indirizzo_corretto}
- P.IVA/C.F.: {piva_cf_corretta}
- Codice destinatario/PEC: {codice_sdi}/{pec}
Vi chiediamo indicazioni per l’emissione di copia rettificata o nota di variazione, se necessaria.
Grazie,
{Nome Cognome}
Richiesta invio tramite SDI/PEC e campi PA (CIG/CUP)
Oggetto: Invio fattura n. {numero_fattura} via SDI/PEC – campi obbligatori PA
Gentile Fornitore,
per esigenze della nostra PA, la fattura n. {numero_fattura} va inviata tramite SDI con i seguenti dati:
- Codice destinatario: {codice_sdi}
- CIG: {CIG} – CUP: {CUP}
- Riferimento amministrazione: {riferimento}
Potete confermare l’inoltro e condividere l’Identificativo SDI e la ricevuta di consegna?
Grazie della collaborazione,
{Nome Cognome}
Richiesta nota di credito e nuova fattura corretta
Oggetto: Richiesta nota di credito su fattura n. {numero_fattura} e riemissione
Buongiorno,
a seguito di {motivo: reso, errore quantità/prezzo, sconto non applicato}, chiediamo l’emissione di nota di credito relativa alla fattura n. {numero_fattura}.
Vi preghiamo inoltre di riemettere la fattura corretta con: {dettagli_corretti}.
Allego documenti a supporto ({DDT/reso/ordine}).
Resto in attesa di istruzioni.
Cordiali saluti,
{Nome Cognome}
Verifica stato pagamento e richiesta quietanza
Oggetto: Stato pagamento fattura n. {numero_fattura} e quietanza
Gentile Ufficio Contabilità,
vi scrivo per verificare lo stato del pagamento della fattura n. {numero_fattura} con scadenza {data_scadenza}, importo {importo}.
Se già saldata, potreste inviarci la quietanza o ricevuta di pagamento? In caso contrario, vi prego di indicare IBAN e causale corretti per il bonifico.
Grazie per l’aggiornamento,
{Nome Cognome}
Domande su IVA, bollo e ritenute
Oggetto: Chiarimenti fiscali su fattura n. {numero_fattura} (IVA/bollo/ritenuta)
Gentili,
abbiamo bisogno di chiarimenti in merito al trattamento fiscale della fattura n. {numero_fattura}:
- aliquote IVA applicate e motivazione di eventuali esenzioni/split payment
- presenza e importo dell’imposta di bollo, se dovuta
- eventuale ritenuta d’acconto o contributi previdenziali
Potete condividere il dettaglio del calcolo e i riferimenti normativi riportati in fattura?
Grazie,
{Nome Cognome}
Allineamento a ordine d’acquisto e DDT
Oggetto: Riferimenti PO/DDT mancanti su fattura n. {numero_fattura}
Buongiorno,
nella fattura n. {numero_fattura} non risultano i riferimenti all’ordine d’acquisto {PO} e ai DDT {lista_DDT}. Per la nostra contabilità sono obbligatori.
Vi chiediamo come procedere: è possibile integrare la fattura con i riferimenti o occorre emetterne una sostitutiva?
Resto in attesa di riscontro.
Cordiali saluti,
{Nome Cognome}
Dettaglio periodi e calcolo per fattura ricorrente
Oggetto: Richiesta dettaglio periodi e criterio di calcolo – fattura n. {numero_fattura}
Gentile Amministrazione,
relativamente alla fattura ricorrente n. {numero_fattura}, avremmo bisogno del dettaglio del periodo fatturato ({data_inizio_periodo}–{data_fine_periodo}), del criterio di pro-rata e di eventuali conguagli.
Potete fornirci un prospetto con: quantità/consumi, canoni, sconti e rate già corrisposte?
Grazie per la disponibilità,
{Nome Cognome}
Fattura in lingua/valuta estera e tasso di cambio
Oggetto: Informazioni su versione in inglese/valuta estera – fattura n. {numero_fattura}
Gentili,
per pratiche interne abbiamo bisogno della fattura n. {numero_fattura} anche in lingua inglese e con indicazione della valuta {valuta} e del tasso di cambio applicato alla data {data}.
Potete inviarci la versione bilingue o una dichiarazione che riporti cambio, base di calcolo e totale in entrambe le valute?
In attesa, grazie mille.
{Nome Cognome}